Unikanie błędów związanych z rozliczaniem wynagrodzeń w Chinach stanowi jedną z najtrudniejszych kwestii związanych z ekspansją na rynek Chińskiej Republiki Ludowej, ponieważ kraj ten charakteryzuje się rozdrobnionym systemem ubezpieczeń społecznych, rygorystycznym egzekwowaniem przepisów podatkowych oraz szybko zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Niniejszy przewodnik wyjaśnia, jak w praktyce funkcjonuje rozliczanie wynagrodzeń w Chinach, jakie są najczęstsze błędy popełniane przez zagranicznych pracodawców, jakie ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów wiąże się z każdym z tych błędów, a także jakie praktyczne działania mogą podjąć zespoły ds. finansów, kadr i mobilności globalnej, aby zapewnić, że rozliczanie wynagrodzeń w Chinach będzie dokładne, zgodne z prawem i gotowe do kontroli.
1. Jak w rzeczywistości działa system płacowy w Chinach
Prowadzenie listy płac w Chinach to nie tylko kwestia przelewania miesięcznego wynagrodzenia na konto bankowe. Każdy pracodawca musi potrącać podatek dochodowy od osób fizycznych (IIT), obliczać i opłacać składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Oszczędności Mieszkaniowych (HPF), składać comiesięczne raporty do lokalnego urzędu skarbowego oraz rozliczać roczny podatek dochodowy od osób fizycznych każdego pracownika wiosną następnego roku. Każdy z tych etapów ma własne terminy, własny kanał składania dokumentów oraz własny system kar.
Cechą charakterystyczną systemu płacowego w Chinach jest to, że niemal wszystkie przepisy są ustalane na poziomie miast. Stawki składek, minimalne i maksymalne podstawy opodatkowania w ramach ubezpieczenia społecznego, procentowe stawki funduszu mieszkaniowego (HPF), a nawet format obowiązkowych odcinków wypłaty mogą się różnić między Szanghajem, Pekinem, Shenzhen, Chengdu a miastem trzeciej kategorii w prowincji Anhui. Zagraniczna firma, która stosuje identyczne obliczenia płacowe we wszystkich oddziałach, z definicji popełni gdzieś błąd.
Co więcej, obcokrajowcy pracujący w Chinach podlegają częściowo odmiennym zasadom opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (IIT), odrębnym kryteriom ustalania statusu rezydenta oraz specjalnym zasadom dotyczącym niektórych dodatków w okresie przejściowym, który był kilkakrotnie przedłużany. Pomylenie przepisów dotyczących pracowników lokalnych z przepisami dotyczącymi ekspatriantów jest jednym z najszybszych sposobów na popełnienie błędów przez pracodawców w Chinach, które ujawniają się dopiero podczas kontroli podatkowej.
Podstawowy miesięczny cykl rozliczeniowy wynagrodzeń
Oblicz wynagrodzenie brutto, premie i świadczenia rzeczowe dla każdego pracownika.
Należy ustalić właściwy przedział podatkowy IIT, stosując metodę skumulowanego potrącania podatku w przypadku rezydentów.
Należy naliczać składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz HPF, stosując właściwą lokalną podstawę wymiaru i stawki.
Należy wystawiać zgodne z przepisami rozliczenia wynagrodzeń i wypłacać wynagrodzenie netto w terminie określonym w umowie.
Należy składać zeznania podatkowe IIT oraz zgłoszenia dotyczące ubezpieczeń społecznych w lokalnych urzędach skarbowych i urzędach ubezpieczeń społecznych przed upływem comiesięcznego terminu.
2. Najczęstsze błędy w rozliczaniu wynagrodzeń w Chinach
W wyniku współpracy z przedsiębiorstwami z kapitałem zagranicznym, przedstawicielstwami oraz wykonawcami korzystającymi z usług EOR w Chinach kontynentalnych wciąż powtarza się ta sama garść błędów. Poniższa tabela przedstawia najczęściej obserwowane schematy, ich przyczyny oraz praktyczne rozwiązania.
Błąd
Dlaczego tak się dzieje
Praktyczne rozwiązanie
Stosowanie jednej krajowej stawki ubezpieczenia społecznego
Centrala zakłada, że Chiny są krajem scentralizowanym; zespoły finansowe przenoszą stawki z jednego oddziału do drugiego.
Należy prowadzić tabelę stawek dla poszczególnych miast, aktualizowaną co roku w styczniu i lipcu, kiedy lokalne urzędy ustalają na nowo podstawy obliczeniowe.
Błędne klasyfikowanie pracowników zagranicznych jako pracowników lokalnych
Brak wiedzy na temat odrębnych przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (IIT) oraz kryteriów ustalania miejsca zamieszkania w odniesieniu do osób nieposiadających chińskiego paszportu.
Należy przeprowadzić weryfikację miejsca zamieszkania podczas procesu wdrażania nowego pracownika, a następnie co roku w styczniu; pracowników oddelegowanych objętych systemem wyrównania podatkowego należy traktować odrębnie.
Wypłacanie wynagrodzenia wykonawcom jak pracownikom (lub odwrotnie)
Presja na szybkie zatrudnienie; centrala stosuje model pracy freelancerów, który nie istnieje w chińskim prawie pracy.
Należy skorzystać z usług zgodnego z przepisami pracodawcy formalnego lub partnera ds. zarządzania wykonawcami, posiadającego odpowiednią licencję.
Opóźnienie lub błąd przy rejestracji w programie HPF
HPF traktuje się jako opcjonalne, ponieważ jest ono realizowane oddzielnie od ubezpieczenia społecznego.
Należy zarejestrować HPF równocześnie z ubezpieczeniem społecznym dla każdego nowego podmiotu i każdego nowego pracownika.
Traktowanie premii i udziałów w kapitale jako zwykłego wynagrodzenia
Ulgi podatkowe związane z premią roczną są źle rozumiane lub stosowane nieprawidłowo.
Przed dokonaniem płatności należy przeprowadzić symulację obu metod obliczeniowych (osobnej i łącznej) oraz udokumentować dokonany wybór.
Brak rocznego uzgodnienia IIT
Zagraniczna centrala zakłada, że miesięczne potrącenie podatku ma charakter ostateczny, podobnie jak w wielu jurysdykcjach zachodnich.
Należy uwzględnić okres uzgadniania za okres marzec–czerwiec w rocznym kalendarzu działań związanych z zapewnieniem zgodności.
3. Ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i ekspozycja finansowa
Nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących wynagrodzeń w Chinach rzadko występują w izolacji. Już jeden przypadek błędnej klasyfikacji pracownika może spowodować kontrolę podatkową, która z kolei ujawni niedopłaty składek na ubezpieczenie społeczne, co z kolei doprowadzi do wszczęcia postępowania wyjaśniającego przez urząd pracy. Ryzyko szybko się kumuluje.
Należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (IIT) za okres do trzech lat (pięciu w przypadku podejrzenia oszustwa) wraz z dziennymi opłatami za zwłokę w wysokości 0,05 procent.
Obowiązkowe uzupełnienie niedopłat składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz HPF, w tym części przypadającej na pracownika, których przedsiębiorstwo nie może zgodnie z prawem odzyskać od pracowników, którzy odeszli z pracy.
W przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń nakłada się kary administracyjne w wysokości do trzykrotności kwoty zaległości.
Utrata statusu podmiotu o nieposzlakowanej opinii przez przedstawiciela prawnego, co może mieć wpływ na przyszłe przedłużenia wiz oraz płatności wychodzące.
Uszkodzenie reputacji w lokalnych urzędach skarbowych, co ma bezpośredni wpływ na to, jak rygorystycznie będą sprawdzane przyszłe zeznania podatkowe.
W przypadku typowego przedsiębiorstwa z kapitałem zagranicznym, zatrudniającego dwudziestu pracowników w dwóch miastach, rutynowo obserwujemy łączną kwotę zobowiązań w przedziale od 800 000 CNY do 2,5 mln CNY, gdy podczas kontroli cen transferowych lub due diligence w ramach fuzji i przejęć ujawniane są błędy w historycznych rozliczeniach płacowych w Chinach.
4. Pułapki charakterystyczne dla poszczególnych regionów, których nie dostrzegają zagraniczni pracodawcy
Nawet doświadczeni pracodawcy napotykają trudności związane z uwarunkowaniami regionalnymi. Niektóre z najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w Chinach mają charakter czysto geograficzny:
Szanghaj: przy założeniu, że maksymalna podstawa ubezpieczenia społecznego jest taka sama jak w Pekinie; w praktyce jednak wartości te są ustalane na nowo w różnych terminach i na podstawie różnych wielokrotności lokalnej średniej płacy.
Shenzhen: zapominając, że miasto ma własne stawki dla osób bez „głębokiego” hukou w Shenzhen, które mają zastosowanie do większości obcokrajowców i wielu migrantów wewnętrznych.
Pekin: brak rejestracji dodatkowej składki na fundusz HPF, którą niektórzy pracodawcy oferują jako świadczenie, ale traktują ją nieformalnie.
Miasta trzeciego rzędu: korzystają z usług dostawcy usług płacowych z siedzibą w Szanghaju, który nie posiada lokalnego oddziału i w związku z tym nie może złożyć dokumentów osobiście w przypadku awarii systemu elektronicznego składania dokumentów.
Jeśli przed zatrudnieniem pracowników wciąż analizujesz otoczenie regulacyjne, nasz przewodnik po systemie płacowym w Chinach szczegółowo omawia zasady opłacania składek w poszczególnych miastach, przepisy dotyczące miejsca zamieszkania oraz harmonogramy wdrażania nowych pracowników — zapoznaj się z nim przed ostatecznym ustaleniem struktury prawnej Twojej firmy.
5. Praktyczne sposoby naprawiania i zapobiegania błędom w rozliczeniach płacowych
Większość zagranicznych pracodawców może znacznie ograniczyć ryzyko w ramach jednego cyklu rozliczeniowego poprzez usprawnienie pięciu procesów:
Przeprowadź kontrolę poprawności rozliczeń płacowych w poszczególnych miastach, obejmującą ostatnie dwanaście miesięcy zgłoszeń dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (IIT), ubezpieczeń społecznych i funduszu emerytalnego (HPF).
Należy opracować jasną politykę klasyfikacji, rozróżniającą pracowników, pracowników oddelegowanych i niezależnych wykonawców, przewidującą etap zatwierdzania przed nawiązaniem każdej nowej współpracy.
Ujednoliccie szablony odcinków wypłaty tak, aby spełniały wymogi dotyczące ujawniania informacji obowiązujące w każdym mieście, w którym prowadzicie działalność, a nie tylko w miejscu siedziby głównej.
Zsynchronizuj swój system kadrowy, narzędzie do rejestracji czasu pracy oraz moduł rozliczania wynagrodzeń, tak aby dane dotyczące urlopów, nadgodzin i premii przepływały bez konieczności ręcznego wprowadzania ich ponownie.
Należy zaplanować kwartalny przegląd zgodności z przepisami, aby śledzić zmiany lokalnych stawek, nowe okólniki podatkowe oraz aktualizacje przepisów przejściowych dotyczących pracowników zagranicznych.
6. Kiedy warto skorzystać z usług partnera zajmującego się EOR lub lokalną obsługą płacową
Stworzenie zgodnego z przepisami wewnętrznego działu płac w Chinach zajmuje zazwyczaj od sześciu do dwunastu miesięcy i wymaga zatrudnienia dwujęzycznych specjalistów, których trudno jest pozyskać. Dla większości zagranicznych firm — zwłaszcza tych, które zatrudniają w tym kraju mniej niż pięćdziesięciu pracowników lub dopiero badają rynek — znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług podmiotu pełniącego rolę pracodawcy rejestrowego (EOR) lub partnera zarządzającego obsługą płac.
Renomowana firma świadcząca usługi EOR może wdrożyć nowego pracownika w ciągu trzech do pięciu dni roboczych, w przeciwieństwie do sześciu do dwunastu tygodni w przypadku bezpośredniego zakładania podmiotu gospodarczego, a także przejmie na siebie obowiązki prawne pracodawcy związane z potrącaniem podatku dochodowego (IIT), ubezpieczeniem społecznym, funduszem emerytalnym (HPF) oraz przestrzeganiem przepisów prawa pracy. Usługodawca zajmujący się zarządzaniem listą płac stanowi lżejszą opcję w sytuacji, gdy posiadasz już własny podmiot gospodarczy, ale chcesz zlecić na zewnątrz obsługę comiesięcznego cyklu rozliczeniowego, przy czym dokładność rozliczeń wynosząca ponad 99,5 procent oraz sprawozdawczość gotowa do audytu.
Access Financial zapewnia klientom wsparcie w ramach obu modeli, łącząc usługi EOR na terenie Chin kontynentalnych, zarządzanie wykonawcami w przypadku zleceń krótkoterminowych oraz pomoc imigracyjną dla pracowników oddelegowanych, którzy potrzebują zezwoleń na pracę i pobyt, wraz z organizacją obsługi płacowej.
Podsumowanie
W Chinach kwestie związane z wynagrodzeniami regulowane są na poziomie miejskim, więc każde uniwersalne podejście będzie prowadzić do błędów.
Najbardziej szkodliwe błędy dotyczą klasyfikacji pracowników, podstaw składek na ubezpieczenie społeczne oraz corocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych.
Obciążenia finansowe szybko się kumulują w wyniku zaległych płatności, dopłat i kar administracyjnych.
Kwartalny przegląd zgodności oraz udokumentowana polityka klasyfikacji pozwalają zapobiegać większości problemów.
Partner świadczący usługi EOR lub obsługujący listę płac w danym kraju to dla większości zagranicznych firm najszybsze i najmniej ryzykowne rozwiązanie.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie błędy w zakresie rozliczania wynagrodzeń popełniają zagraniczne firmy w Chinach?
Błędy w rozliczaniu wynagrodzeń popełniane przez zagraniczne firmy w Chinach zazwyczaj mieszczą się w wąskim zakresie powtarzających się schematów: stosowanie jednej krajowej stawki ubezpieczenia społecznego zamiast stawek obowiązujących w poszczególnych miastach, błędna klasyfikacja pracowników zagranicznych, wypłacanie wynagrodzeń wykonawcom tak, jakby byli freelancerami zgodnie z modelem zachodnim, brak rejestracji w Funduszu Mieszkaniowym, nieprawidłowe stosowanie metody opodatkowania premii rocznej oraz pominięcie wiosennego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (IIT). Każdy z tych problemów można rozwiązać poprzez systematyczny przegląd rozliczeń wynagrodzeń na poziomie poszczególnych miast.
Jak wygląda system rozliczania wynagrodzeń w Chinach?
Działanie systemu rozliczania wynagrodzeń w Chinach można podsumować w pięciu comiesięcznych etapach: obliczenie wynagrodzenia brutto i świadczeń, potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych z zastosowaniem skumulowanego potrącenia w przypadku rezydentów, naliczenie lokalnych składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz emerytalny (HPF) od właściwej podstawy, wystawienie zgodnego z przepisami odcinka wypłaty i wypłacenie wynagrodzenia netto, a następnie złożenie zeznań podatkowych dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sprawozdań z ubezpieczenia społecznego w odpowiednich urzędach miejskich przed upływem terminu. Cykl ten zamyka się każdej wiosny rocznym rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych.
Jakie są zagrożenia związane z obsługą płac w Chinach?
Ryzyko związane z obsługą płac w Chinach sprowadza się do czterech obszarów: zobowiązań podatkowych (zaległe płatności podatku dochodowego od osób fizycznych oraz dzienne opłaty dodatkowe w wysokości 0,05%), obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i dopłat do funduszu emerytalnego (HPF), w tym części pracowniczej, kar administracyjnych w wysokości do trzykrotności niezapłaconej kwoty oraz utraty reputacji w lokalnych urzędach podatkowych i urzędach pracy, co może mieć wpływ na przyszłe zgłoszenia, przedłużanie wiz i płatności zagraniczne. W przypadku średniej wielkości zagranicznego pracodawcy łączne ryzyko może sięgać kilku milionów juanów.
