Het uitbesteden van de salarisadministratie houdt in dat de verwerking van de salarisadministratie — PAYE, nationale verzekeringen, pensioenen, loonstroken en rapportage aan de HMRC — wordt overgedragen aan een externe dienstverlener. Britse bedrijven betalen doorgaans £ 4–12 per loonstrook voor administratieve diensten of 2–5% van de loonsom voor een volledig beheerde dienstverlening, waardoor verwerkingsfouten worden teruggedrongen en er per 50 werknemers ongeveer één dag per maand wordt bespaard.
Het uitbesteden van de salarisadministratie is de eerste backoffice-functie die de meeste Britse bedrijven uitbesteden, en 2026 biedt daarvoor twee nieuwe redenen: de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid van 15% heeft de kostenbeheersing verscherpt, en de nieuwe regels inzake hoofdelijke aansprakelijkheid (JSL) maken dat uitzendbureaus rechtstreeks aansprakelijk zijn voor onbetaalde PAYE in hun arbeidsketens. In deze gids worden diensten voor het uitbesteden van de salarisadministratie, paraplu-dienstverbanden en ‘Employer of Record’ met elkaar vergeleken, inclusief kosten en een checklist voor het kiezen van een dienstverlener.
Een dienstverlener op het gebied van salarisadministratie berekent het bruto- en nettoloon, dient RTI-aangiften in bij HMRC, stelt loonstroken, P45- en P60-formulieren op, verzorgt de automatische inschrijving voor pensioenen en wettelijk verplichte uitkeringen (SMP, SSP) en houdt u op de hoogte van tariefwijzigingen in april. Bij volledig beheerde diensten komen daar nog de jaarverslaglegging, secundaire arbeidsvoorwaarden (P11D) en vragen van werknemers bij.
De praktische scheidslijn ligt bij de vraag wie verantwoordelijk is voor uitzonderingen. Een salarisadministratiekantoor verwerkt wat u aanlevert; een managed service zoekt ook de ontbrekende aanmeldingsformulieren op, past de juiste wettelijke vergoedingen toe en beantwoordt vragen van werknemers rechtstreeks. In de salarisadministraties die wij overnemen, is ongeveer 80% van de fouten uit het verleden terug te voeren op uitzonderingen waarvoor niemand verantwoordelijk was — nieuwe medewerkers, vertrekkende medewerkers en wettelijke vergoedingen — en niet op de berekeningen zelf.
Drie modellen worden voortdurend door elkaar gehaald, en het kiezen van het verkeerde model kost veel geld:
| Model | Wie heeft de werknemer in dienst? | Het meest geschikt voor | Gemiddelde kosten (2026) |
| Uitbesteding van de salarisadministratie (bureau/beheerd) | U blijft de werkgever | Bedrijven met een vestiging in het Verenigd Koninkrijk en vast personeel | £ 4–12 per loonstrook of 2–5% van de loonsom |
| Umbrelabedrijf | Het overkoepelende bedrijf neemt de aannemer in dienst | Zelfstandigen die onder IR35 vallen | £15–30/week winstmarge |
| Officiële werkgever (EOR) | De EOR is de wettelijke werkgever | Personeel aannemen in het Verenigd Koninkrijk (of in het buitenland) zonder rechtspersoon | 200–500 pond per werknemer per maand |
Als u zzp’ers inhuurt via een ‘umbrella’-bedrijf, houden de JSL-regels van 2026 in dat HMRC het uitzendbureau of de eindklant aansprakelijk kan stellen voor de onbetaalde PAYE van het ‘umbrella’-bedrijf — het doorlichten van de salarisverwerker is nu een wettelijke waarborg, geen schijnvertoning van due diligence. Wat is een overkoepelend bedrijf in deze keten? De werkgever die de PAYE-afdracht regelt over de inkomsten van de zzp’er uit opdrachten; zie onze aparte gids over het kiezen van een dergelijk bedrijf, en waarom lijsten met ‘beste overkoepelende bedrijven in het VK’ alleen zinvol zijn als de tariefstructuur openlijk wordt weergegeven.
De prijs is afhankelijk van het aantal medewerkers en de omvang van de dienstverlening. De verwerking door een extern bureau voor een bedrijf met 25 medewerkers kost £150–300 per maand; volledig beheerde salarisadministratie voor hetzelfde team £300–600; reken daar de administratie voor automatische inschrijving bij (£1–2 per loonstrook) en de P11D-formulieren aan het einde van het jaar. Daar staat tegenover dat een interne salarisadministrateur £28.000–35.000 per jaar kost, plus software — het break-evenpunt ligt bij ongeveer 80–120 medewerkers. Daarom besteden de meeste MKB-bedrijven dit uit, en besteden de meeste bureaus ook de salarisadministratie voor zzp’ers uit in plaats van deze intern te verzorgen. Software voor het beheer van zzp’ers helpt bij de onboarding en urenregistratie, maar draagt geen aansprakelijkheid voor de inhoudingen — dat doet een dienstverlener wel.
Bij loonadministratie-outsourcing schakelt u een externe dienstverlener in om uw loonadministratie geheel of gedeeltelijk te verzorgen: berekeningen van bruto naar netto, PAYE en sociale verzekeringen, automatische pensioeninschrijving, loonstroken en realtime rapportage aan HMRC. U blijft de werkgever; de dienstverlener voert het proces uit. Dit verschilt van een ‘umbrella’- of EOR-regeling, waarbij de dienstverlener de werknemers daadwerkelijk in dienst heeft.
De kosten voor het uitbesteden van de salarisadministratie in het Verenigd Koninkrijk variëren doorgaans van £ 4 tot 12 per loonstrook voor verwerking door een bureau tot 2 tot 5% van het totale loonbedrag voor een volledig beheerde dienst. Een bedrijf met 25 medewerkers moet, afhankelijk van de omvang van de dienstverlening, £ 150 tot 600 per maand begroten. Opstartkosten van £ 200 tot 500 en de P11D-werkzaamheden aan het einde van het jaar zijn de gebruikelijke extra kosten die vooraf moeten worden vastgelegd.
Bij loonadministratie-uitbesteding worden de salarissen betaald van personeel dat u via uw eigen onderneming in dienst hebt. Een Employer of Record neemt de werknemers juridisch gezien voor u in dienst — dit wordt gebruikt wanneer u geen lokale onderneming hebt of het risico van het werkgeverschap wilt vermijden. Als u een Brits bedrijf bent dat Brits personeel betaalt, hebt u loonadministratie-uitbesteding nodig; als u vanuit het buitenland personeel in het Verenigd Koninkrijk in dienst neemt, hebt u een EOR nodig.
Aanbevolen artikelen: Wat is een overkoepelend bedrijf? · Hoe kies je een internationaal overkoepelend bedrijf? · Inleiding tot IR35 · Employer of Record (servicepagina)