CONTRACTBEHEER
Contractbeheer: snel en conform de voorschriften
Of u nu een freelancer bent of een werknemer die contracten nodig heeft die aan de wettelijke voorschriften voldoen, een recruiter die snel talent wil plaatsen, of een bedrijf dat op zoek is naar risicovrije oplossingen voor het aantrekken van personeel: ons team staat bij elke stap als uw partner voor u klaar.
Veelgestelde vragen
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer omvat de volledige levenscyclus van een arbeidsovereenkomst of, in het geval van freelancen of zelfstandig ondernemerschap, een dienstverleningsovereenkomst — van het opstellen van overeenkomsten die aan de geldende voorschriften voldoen tot het beheren van verlengingen en het waarborgen van voortdurende naleving van de lokale arbeidswetgeving, belastingregels en sociale premies (indien van toepassing).
Wetgeving kan tijdens een opdracht veranderen, te leveren prestaties en verwachtingen kunnen worden bijgesteld, en er kunnen verschillende regels van toepassing zijn, afhankelijk van de nationaliteit of de arbeidsstatus van een werknemer. Een gedegen contractbeheerservice houdt deze variabelen voortdurend in de gaten, past overeenkomsten bij, voert onderhandelingen en zorgt voor transparantie, zodat alle partijen duidelijk inzicht hebben in hun rechten en plichten.
Access Financial combineert geavanceerde technologie met deskundige juridische ondersteuning om de volledige levenscyclus van contracten te beheren. Ons ervaren juridische team stelt overeenkomsten op die voldoen aan de lokale regelgeving en zijn afgestemd op de behoeften van alle belanghebbenden, terwijl ons klantenserviceteam zorgt voor een soepel onboardingproces voor zowel aannemers als werknemers. We blijven op de hoogte van wetswijzigingen in meer dan 60 landen, zodat uw contracten aan de regelgeving blijven voldoen en uw projecten zonder onverwachte juridische problemen kunnen doorlopen.
Voordelen en belangrijkste kenmerken
Voor aannemers / freelancers
Snelle introductie
Access Financial is al gevestigd in het land waar het werk plaatsvindt, dus de onboarding is binnen enkele dagen geregeld, in plaats van maanden
Het nettoloon maximaliseren
Een efficiënte, aan de regels beantwoordende fiscale planning zorgt ervoor dat u zoveel mogelijk van uw salaris overhoudt.
Minder administratie
Wij regelen al het papierwerk, de salarisadministratie en de belastingaangifte, zodat u zich volledig op uw opdrachten kunt concentreren.
Lokale expertise en naleving van de regelgeving
Ons team houdt de wetgeving in de gaten en zorgt ervoor dat contracten in overeenstemming zijn met de lokale arbeidswetgeving en arbeidsrechten.
Hulp bij immigratiezaken
Wij bieden hulp bij visumaanvragen en immigratiezaken in meer dan 20 landen.
Digitaal platform
Beheer urenstaten, facturen en loonstroken via onze beveiligde cloudsoftware.
Voor medewerkers
Consequente, tijdige uitbetaling
Onze salarisadministratie-experts zorgen ervoor dat werknemers in meer dan 60 landen correct en op tijd worden betaald.
Volledige wettelijke uitkeringen
Werknemers ontvangen lokale arbeidsvoorwaarden (belastingen, sociale zekerheid, verzekeringen) overeenkomstig de wetgeving van het gastland.
Transparante contracten
De overeenkomsten zijn duidelijk en up-to-date, waardoor onzekerheid wordt verminderd en alle partijen weten waar ze aan toe zijn.
Eenvoudige onboarding en offboarding
Wij verzorgen de volledige loopbaancyclus van medewerkers – van de administratie bij indiensttreding tot de formaliteiten bij vertrek – zodat overgangen soepel verlopen.
Voor wervingsbureaus
Bliksemsnelle onboarding
Kandidaten worden binnen enkele dagen in de loonlijst opgenomen en bij de overheidsinstanties geregistreerd.
Naleving in meer dan 60 landen
Onze lokale experts zorgen ervoor dat u wereldwijd voldoet aan de belasting- en arbeidswetgeving.
Technologiegedreven processen
Geautomatiseerd beheer van urenstaten en salarisadministratie vermindert de administratieve werkdruk en de verwerkingstijd.
Risicobeperking
Wij beperken de risico’s van onjuiste classificatie en niet-naleving.
Volledige salarisadministratie en facturering
Wij verzorgen de salarisadministratie voor tijdelijke en vaste aanstellingen en verwerken facturen van klanten.
Interne ondersteuning op het gebied van immigratie en juridische zaken
Onze immigratiespecialisten en advocaten verzorgen de afhandeling van visumaanvragen en geven juridisch advies.
Flexibele, schaalbare oplossingen
De oplossingen worden afgestemd op de omvang van uw bureau en het aantal uitzendkrachten dat u inzet.
Voor eindklanten (bedrijven)
Eén aanspreekpunt voor werving en salarisadministratie
Access Financial regelt de werving, salarisadministratie, belastingen, arbeidsvoorwaarden en verzekeringen van uw team, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.
Lokale entiteiten zijn niet nodig
Schakel aannemers of werknemers in het buitenland in zonder een eigen rechtspersoon op te richten.
Volledige naleving en risicobeperking
Contracten en de indeling van werknemers zijn in overeenstemming met de lokale regelgeving, waardoor onjuiste indelingen en belastingrisico’s worden beperkt.
Kostenefficiëntie
Een efficiënte fiscale planning en gestroomlijnde processen zorgen voor lagere administratieve en nalevingskosten.
Schaalbaar wereldwijd bereik
Met 9 vestigingen en diensten in meer dan 60 landen ondersteunen wij uw groei, waar u ook bent.
Toegewijd accountbeheer
Eén vast aanspreekpunt zorgt voor snelle ondersteuning en oplossingen op maat gedurende de gehele looptijd van het contract.
Hoe het werkt
Onze aanpak van contractbeheer volgt een gestructureerd proces dat in elke fase nauwkeurigheid en naleving garandeert. In het onderstaande tijdschema worden de belangrijkste fasen weergegeven.
DAG 1-2
Overleg en behoefteanalyse
Onze experts brengen uw behoeften, de status van de werknemer (zelfstandige of werknemer in loondienst) en de betrokken landen in kaart om het juiste samenwerkingsmodel uit te werken.
DAG 2-3
Opstellen van contracten en nalevingsbeoordeling
Wij stellen overeenkomsten op die voldoen aan de lokale regelgeving, nemen daarin de te leveren prestaties en betalingsvoorwaarden op en zorgen ervoor dat deze in overeenstemming zijn met de belasting- en arbeidswetgeving. Elk contract wordt door ons juridische team gecontroleerd om te waarborgen dat het in overeenstemming is met de actuele wetgeving.
DAG 3-5
Onboarding en het opzetten van de salarisadministratie
Aannemers/werknemers worden bij de autoriteiten geregistreerd, op ons cloudplatform aangemeld en gekoppeld aan de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en immigratiediensten. Uurregistratiesystemen en factureringstools worden voor wervingsbureaus en eindklanten geconfigureerd.
Doorlopend beheer en ondersteuning (continu)
Gedurende de gehele looptijd van het contract houdt ons team de wetswijzigingen in de gaten, verzorgt de salarisadministratie, dient belastingaangiften in, verlengt contracten, regelt het afhandelen van vertrekkende medewerkers en biedt doorlopende klantenondersteuning. Deze voortdurende begeleiding zorgt voor volledige naleving van de regelgeving en risicobeperking.
Waarom Access Financial?
Wereldleider op het gebied van contractbeheer
Access Financial is uitgegroeid tot een toonaangevende aanbieder van diensten op het gebied van contractbeheer, salarisadministratie en overkoepelende diensten. We hebben meer dan 22 jaar ervaring, 37.500 tevreden zzp’ers en 9 vestigingen wereldwijd.
Uitgebreide expertise
Wij zijn gespecialiseerd in het minimaliseren van de belastingverplichtingen, het naleven van het arbeidsrecht en het bieden van ondersteuning op het gebied van immigratie. Onze eigen juristen, immigratiespecialisten en belastingdeskundigen zorgen ervoor dat elk contract en elke loonadministratie volledig aan de voorschriften voldoet.
Efficiëntie dankzij technologie
Ons cloudplatform stroomlijnt het inwerken van nieuwe medewerkers, de salarisadministratie, de urenregistratie en het factuurbeheer. Dit vermindert fouten en de administratieve werklast en biedt u tegelijkertijd realtime inzicht.
Begeleiding op maat
Elke klant krijgt een vaste accountmanager toegewezen. We zorgen voor transparante communicatie, zodat kandidaten en klanten altijd op de hoogte zijn van de voortgang van hun sollicitatieprocedure.
Flexibele samenwerkingsmodellen
Of u nu op zoek bent naar oplossingen voor werknemers of zelfstandigen, vennootschapsstructuren of visumsponsoring: onze oplossingen worden afgestemd op uw situatie.
Landverkenner
Mocht u geïnteresseerd zijn in gedetailleerde informatie over onze oplossingen in een ander land, neem dan gerust contact met ons op; wij delen onze ervaring en expertise graag met u.
Succesverhalen
Ontdek ons werk en de betrouwbare samenwerkingsverbanden die we hebben opgebouwd met klanten over de hele wereld.
Jullie hebben ons bij Arto fantastisch ondersteund! Alles is vlekkeloos verlopen en we zijn van plan om met jullie te blijven samenwerken.
Het team van Access Financial – met name Christian Fowles-Smith en Charles – heeft fantastisch werk geleverd door ons bij Arto te ondersteunen. Hun toewijding om de relatie te versterken en hun proactieve aanpak zijn indrukwekkend. Het geeft enorm veel voldoening om te zien dat hard werken zijn vruchten afwerpt in de vorm van zo’n positieve klanttevredenheid.
Thomas McMann
Directeur, ARTO Life Sciences
Voordat we met Access Financial gingen samenwerken, bestond onze internationale uitbreiding uit een handmatig proces van ‘googelen’ en hoge juridische kosten.
Vanaf dag één heeft het team van Access ons een schat aan advies gegeven op gebieden die voor ons volkomen nieuw waren. Ze zijn al snel onze belangrijkste partner geworden voor vacatures buiten het Verenigd Koninkrijk, omdat ze altijd het beste uit de bus komen. Hun reactietijd is recordbrekend: vaak krijgen we nog dezelfde dag antwoord. Dankzij deze snelheid kunnen we contracten snel afronden zonder dat we kandidaten kwijtraken door lange wachttijden.
Katherine Miller
Hoofd Juridische Zaken & Audit, La Fosse
Ik ben al 25 jaar actief in de sector van de technische en SAP-personeelsbemiddeling, en heb bijna al die tijd een beroep gedaan op Access Financial.
Het is een grote uitdaging om je weg te vinden in het complexe landschap van internationale compliance- en wettelijke vereisten, maar Access Financial maakt dit haalbaar dankzij hun wereldwijde expertise. We vertrouwen op hun uitgebreide kennis telkens wanneer we diensten verlenen in verschillende rechtsgebieden.
Rupert Bassi
Vicepresident en medeoprichter van Linksap
De samenwerking met Access Financial bood ons de nodige zekerheid en ruimte om veilig in heel Europa actief te zijn.
Een van de belangrijkste voordelen was hun onwrikbare toewijding aan naleving van de regelgeving, wat zowel onze klanten als onze aannemers zekerheid bood in een omgeving die vaak gekenmerkt wordt door verkeerde informatie. In tegenstelling tot sommige aanbieders die twijfelachtige prikkels boden, gaf Access Financial voorrang aan het geven van het juiste advies en hanteerde het een ‘auditmentaliteit’ die onze eigen accountants en juristen zeer op prijs stelden.
Paul Flynn
CEO, Umbilical
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u antwoorden op onze meest gestelde vragen.
Wat is contractbeheer binnen het personeelsbeheer?
Contractbeheer binnen het personeelsbeheer is het proces van het opstellen, organiseren, bijwerken en bewaken van de overeenkomsten met werknemers en opdrachtnemers — met inbegrip van contractvoorwaarden, goedkeuringen, nalevingscontroles, verlengingen en archivering gedurende de gehele levenscyclus. Access Financial beheert dit proces van begin tot eind in meer dan 60 landen, stelt overeenkomsten op die voldoen aan de lokale regelgeving en werkt deze bij wanneer de wetgeving, de te leveren prestaties of de status van een werknemer verandert. Met eigen juristen, een cloudplatform en meer dan 22 jaar ervaring zorgen wij ervoor dat elke arbeidsrelatie gedocumenteerd, conform de regelgeving en up-to-date is — in tegenstelling tot het louter inhuren van een werknemer via EOR of AOR.
Wat komt er allemaal kijken bij het beheer van overeenkomsten met aannemers?
Het beheren van contracten met aannemers omvat het opstellen van voorwaarden die aan de regelgeving voldoen, het vaststellen van de omvang van de werkzaamheden, het vastleggen van betalingsregelingen, het bevestigen van de classificatie en het bijhouden van nauwkeurige documentatie gedurende de gehele opdracht — plus het afhandelen van verlengingen en wijzigingen. Access Financial regelt dit alles in meer dan 60 landen: we stellen overeenkomsten op die door ons interne juridische team worden beoordeeld en zorgen ervoor dat ze in overeenstemming zijn met de lokale belasting- en arbeidswetgeving. Omdat we in elk land al via onze eigen entiteiten zijn gevestigd, verloopt de onboarding binnen enkele dagen en worden risico’s op verkeerde classificatie en nalevingsproblemen direct aangepakt in plaats van pas na een geschil.
Waarom is contractlevenscyclusbeheer belangrijk voor bedrijven?
Het beheer van de contractlevenscyclus is van groot belang, omdat arbeidscontracten niet eindigen bij de ondertekening — bedrijven hebben duidelijke processen nodig voor het opstellen, goedkeuren, uitvoeren, bijwerken, verlengen, archiveren en beëindigen van contracten, anders lopen ze het risico dat verplichtingen niet worden nagekomen, voorwaarden inconsistent zijn en er tekortkomingen in de naleving ontstaan. Access Financial beheert de volledige levenscyclus in meer dan 60 landen, houdt wetswijzigingen in de gaten en past overeenkomsten tijdens de opdracht aan wanneer de regels veranderen. Met eigen juristen, een cloudplatform dat realtime inzicht biedt en meer dan 22 jaar ervaring zorgen wij ervoor dat contracten op grote schaal compliant en consistent blijven — zodat er in geen enkele markt iets door de mazen van het net glipt.
Wat zijn tools voor het beheer van aannemersovereenkomsten?
Tools voor het beheer van contracten met externe dienstverleners zijn systemen die bedrijven helpen bij het opstellen, opslaan, bijhouden en bijwerken van contracten met externe dienstverleners — met ondersteuning voor goedkeuringsworkflows, het beheer van sjablonen, herinneringen voor verlenging en beveiligde toegang tot documenten. Access Financial combineert deze technologie met deskundige juridische ondersteuning: ons cloudplatform beheert urenstaten, facturen en contracten, terwijl onze interne juristen ervoor zorgen dat elke overeenkomst voldoet aan de lokale regelgeving in meer dan 60 landen. Deze combinatie van tools en specialisten — die in meer dan 22 jaar is verfijnd — biedt bureaus en eindklanten consistente, auditklare gegevens over zzp’ers, in plaats van alleen software.
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met de klantenservice
Neem contact op
Klaar om uw bedrijf te stroomlijnen? Ons toegewijde verkoopteam stelt een voorstel op maat voor u op en beantwoordt al uw vragen.