Het risico op een vaste inrichting ontstaat wanneer telewerken een bedrijf een belastbare aanwezigheid in het buitenland verschaft — via een vaste vestigingsplaats (waaronder een verplicht thuiskantoor), een afhankelijke vertegenwoordiger die gewoonlijk contracten sluit, of het hoger management dat vanuit een ander land beslissingen neemt. Incidentele, door de werknemer geïnitieerde dagen waarop op afstand wordt gewerkt, leiden zelden tot een vaste inrichting; terugkerende patronen, eisen van de werkgever en het ondertekenen van contracten doen dat wel — en vanaf 9 april 2026 maakt het biometrische in- en uitreissysteem van de EU verblijven in realtime zichtbaar.
Als de verkeerde werknemer op de verkeerde manier vanuit het verkeerde land werkt, kan uw bedrijf daar een belastbare aanwezigheid krijgen — met bijbehorende aangiften voor vennootschapsbelasting, loonbelastinginhoudingen en boetes. In 2026 is dit risico niet langer theoretisch: belastingautoriteiten wisselen automatisch gegevens uit, toezichthouders breiden de regels van het gastland uit naar telewerkers en het EES registreert elke grensoverschrijding. In deze gids wordt uitgelegd wanneer telewerken een vaste inrichting (PE) creëert, wat dit verder nog met zich meebrengt en hoe werkgevers hun flexibiliteit kunnen behouden zonder in de problemen te komen met de belastingdienst.
Incidentele, daadwerkelijk door werknemers zelf geïnitieerde dagen op afstand leiden zelden tot een PE. Patronen doen dat wel: terugkerende verblijven, een vereiste of aanmoediging van de werkgever, activiteiten waarbij contact met klanten plaatsvindt of contracten worden ondertekend, en een duur die in maanden wordt gemeten.
| Laag | Wat kan worden geactiveerd | Typische signalen |
| Inkomstenbelasting | Verblijf in het gastland en loonbelasting | Tests van 183 dagen, vaste verblijfplaats, centrum van de levensbelangen |
| Sociale zekerheid | Bijdragen van presentatoren, tenzij anders afgesproken | Met het A1-certificaat blijven werknemers uit de EU/EER bij detacheringen en werk in meerdere lidstaten onder het rechtsstelsel van hun eigen land vallen |
| Arbeidsrecht | Verplichte beveiligingsmaatregelen voor hosts | Spanje past de registratie van werktijden toe op telewerkers — boetes tot 7.500 euro per werknemer |
| Immigratie | Recht op werk en verblijf | Schengen 90/180 voor bezoekers die geen visum nodig hebben; werkvergunning voor productief werk |
| Gegevensbescherming | Overdrachts- en beveiligingstaken | Klantgegevens die vanuit derde landen worden geraadpleegd |
Er bestaan weliswaar bilaterale regelingen, maar die zijn beperkt: de overeenkomst tussen Zwitserland en Frankrijk staat grenspendelaars toe om tot 40% van hun jaarlijkse werktijd vanuit Frankrijk te telewerken — maar gaat vanaf 1 januari 2026 gepaard met nieuwe rapportageverplichtingen voor werkgevers en automatische uitwisseling van salarisgegevens. Verlichting en toezicht gaan steeds vaker hand in hand.
Het in- en uitreissysteem is op 9 april 2026 verplicht geworden aan alle buitengrenzen van het Schengengebied, waarbij paspoortstempels zijn vervangen door biometrische gegevens. Elke in- en uitreis wordt centraal geregistreerd — de 90/180-regel wordt nu gehandhaafd via een database in plaats van door een grenswacht die naar inktstempels tuurt. Werknemers die stiekem hun werkvakanties verlengden, en werkgevers die liever niet op de hoogte waren, kunnen zich niet langer op deze onduidelijkheid beroepen. Visa voor digitale nomadenlossen een deel van het probleem van de individu op, niet dat van de werkgever: Portugal vereist een maandelijks inkomen van ongeveer 3.680 euro, Italië 33.000 euro per jaar plus verklaringen van de werkgever — maar een nomadenvisum voorkomt noch PE, noch schakelt het de arbeids- en socialezekerheidswetgeving van het gastland uit. Beschouw het als één immigratie-instrument binnen een breder geheel, nooit als het geheel zelf.
Wat vormt een vaste inrichting? Volgens de meeste belastingverdragen: een vaste bedrijfsvestiging waarover de werkgever kan beschikken (een thuiskantoor kan hieronder vallen wanneer de werkgever vereist dat daar continu wordt gewerkt), een afhankelijke vertegenwoordiger die gewoonlijk contracten sluit of ervoor zorgt dat deze worden gesloten, of feitelijk bestuur dat vanuit het land wordt uitgeoefend. Terugkerende patronen en het sluiten van contracten zijn veel belangrijker dan incidentele dagen waarop op afstand wordt gewerkt.
Werkgevers beperken het risico op een vaste vestiging door hun beleid zo in te richten: ze stellen een maximum vast voor het aantal werkdagen in het buitenland (20–30 per voortschrijdend jaar is een gangbare bovengrens), verbieden het in het buitenland onderhandelen over en ondertekenen van contracten, screenen verkoop- en leidinggevende functies het strengst, registreren en keuren elk verblijf goed, vragen A1-certificaten aan en documenteren dat thuiskantoren niet ter beschikking staan van het bedrijf. Zodra de drempels worden overschreden, moet de persoon op de juiste wijze in het land in dienst worden genomen — doorgaans via een EOR.
Werken op afstand kan leiden tot fiscale ingezetenschap van de werknemer — op basis van de 183-dagenregel, een vaste woonplaats of het centrum van de vitale belangen in het gastland — wat voor de werkgever verplichtingen tot loonbelastinginhouding in het gastland met zich meebrengt, naast een eventuele analyse op de aanwezigheid van een vaste inrichting. De bedrijfs- en persoonlijke aspecten worden afzonderlijk beoordeeld: een werknemer kan fiscaal ingezetene worden zonder dat er sprake is van een vaste inrichting, en omgekeerd.
Aanbevolen lectuur: Het nieuwe in- en uitreissysteem (EES) · Employer of Record (servicepagina)