Onboarding
omvat alles wat er tussen de aanvaarding van het aanbod en een productieve medewerker in zit: het ondertekenen van het contract, controles op het recht om te werken en antecedentenonderzoek, registraties voor salarisadministratie en sociale verzekeringen, uitrusting en toegang, en de menselijke kant van een goede start. Internationaal gezien voegt elk land daar zijn eigen registraties en deadlines aan toe.
De basisprincipes van compliance bij internationale onboarding
- Contract vóór aanvang: in verschillende landen is het verplicht dat er op of vóór de eerste dag een ondertekende schriftelijke overeenkomst is.
- Controle van het recht op werk: door de wettelijke werkgever, voordat het werk begint — zie controle van het recht op werk.
- Aanmeldingen: belasting, sociale verzekeringen, pensioen en ongevallenverzekering binnen de wettelijk vastgestelde termijnen (sommige vóór de start, zoals in de sectoren waarvoor in Duitsland de ‘Sofortmeldung’ geldt).
- Salarisgegevens: TIN, IBAN en statusdocumenten zijn verzameld en gevalideerd voor de eerste verwerking.
- Proeftijdklok: geldige proeftijdvoorwaarden worden vanaf de eerste dag vastgelegd — ze kunnen later niet meer worden toegevoegd.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het conform de voorschriften doorvoeren van de onboarding per land?
Als de documenten in orde zijn: dagen in het Verenigd Koninkrijk en Nederland, één tot twee weken wachttijd bij registraties, en door vergunningen bepaalde termijnen voor niet-lokale aanwervingen. De grootste bottleneck is zelden het papierwerk — het zijn de ontbrekende documenten van werknemers, dus zorg ervoor dat je deze al in de aanbiedingsfase verzamelt.
Wat is er anders bij onboarding via een EOR?
De EOR zorgt voor de juridische stappen — contract, controles, registraties, het opzetten van de salarisadministratie — terwijl de klant zich bezighoudt met de integratie van het team en de tools. De verdeling van de verantwoordelijkheden moet duidelijk zijn, zodat er niets (apparatuur, toegang tot systemen, buddy-regeling) tussen beide partijen in valt.