Vergoeding van onkosten
Dit betreft de vergoeding van kosten die werknemers in het kader van hun werk maken — reiskosten, apparatuur, representatiekosten — op basis van bonnen of goedgekeurde tarieven. Als dit correct wordt afgehandeld, is het voor de werknemer belastingvrij en voor de werkgever aftrekbaar; bij een slordige afhandeling wordt het belastbaar loon en leidt dit tot een opmerking bij een controle.
Beleidsregels die audits doorstaan
Vergoed daadwerkelijke, gedocumenteerde kosten voor zakelijke doeleinden — met bijgevoegde bonnen, vermelding van de goedkeurder en gepubliceerde limieten per categorie. Gebruik de officiële bedragen wanneer er forfaitaire vergoedingen gelden (dagvergoedingen, thuiskantoor- en kilometervergoedingen); indien deze ontbreken, moet u de kosten per post specificeren. Terugkerende forfaitaire ‘onkostenvergoedingen’ zonder bewijsstukken worden in de meeste belastingstelsels beschouwd als salaris onder een andere noemer.
Voor aannemers horen onkosten thuis in het commerciële tarief of op de dienstfactuur — het vergoeden van aannemers op dezelfde manier als werknemers voegt een integratie-indicator toe aan het classificatiebeeld. Zie dagvergoeding.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de kosten voor het thuiskantoor belastingvrij vergoeden?
Veel landen kennen tegenwoordig een forfaitaire thuiswerkvergoeding of vastgestelde belastingvrije vergoedingen (apparatuur, internetkosten) met jaarlijkse maxima; andere landen belasten alles wat verder gaat dan leningen voor apparatuur. De regels voor de periode na 2020 zijn per staat verschillend vastgesteld — kijk naar de limieten van het lopende jaar in plaats van naar herinneringen aan de pandemieperiode.
Hoe lang moeten onkostendocumenten worden bewaard?
Wat betreft loon- en boekhoudgegevens geldt per land doorgaans een bewaartermijn van 5 tot 10 jaar. Digitale bonnen worden algemeen geaccepteerd, mits ze op een voor controles geschikte manier worden bewaard; het gaat om de reproduceerbaarheid, niet om het papier.