Het beheer van de loonadministratie in België kan voor internationale werkgevers een uitdaging vormen. Het gebruik van meerdere officiële talen op regionaal niveau kan leiden tot communicatieproblemen en vertragingen bij contacten met de overheid. Bovendien is de loonregelgeving vrij ingewikkeld.
Een opvallend aspect van de complexiteit van de Belgische loonadministratie is de variatie in de socialezekerheidsbijdragen die werkgevers moeten betalen. Deze bijdragen lopen sterk uiteen, afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de geldende collectieve arbeidsovereenkomsten.
Het opzetten van de loonadministratie in België
Voordat bedrijven in België de loonverwerking kunnen uitvoeren, moeten ze aan verschillende administratieve vereisten voldoen. De eerste stap is zich als werkgever aan te melden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), die verantwoordelijk is voor de inning van de sociale bijdragen. Deze aanmelding kan gebeuren via e-mail, per brief of via een online portaal.
Werkgevers moeten een arbeidsongevallenverzekering afsluiten die ingaat op of vóór de eerste werkdag van hun eerste werknemer. Daarnaast moeten ze zich registreren bij de Federale Overheidsdienst Financiën om inkomstenbelasting in te houden op het loon van hun werknemers.
Na registratie bij de sociale zekerheid en de belastingdienst zijn werkgevers verplicht om voor nieuwe werknemers een elektronische aanmelding (DIMONA) in te dienen en elke werknemer die het bedrijf verlaat te melden. Nieuwe werknemers worden toegevoegd aan de elektronische database, waarmee de vroegere verplichting om een fysiek personeelsregister bij te houden, komt te vervallen.
Internationale werkgevers hoeven geen lokale rechtspersoon in België op te richten om personeel aan te werven en de loonadministratie te beheren, maar zij moeten zich wel aan dezelfde registratie- en aangifteprocedures houden als lokale werkgevers. Dit kan worden gerealiseerd door een lokale vertegenwoordiger aan te stellen of door samen te werken met een lokale loonverwerkingsdienst. Betalingen aan de autoriteiten kunnen ook worden verricht vanaf een buitenlandse bankrekening.
Inkomstenbelasting en sociale zekerheid in België
België beschikt over een solide stelsel van sociale zekerheid dat wordt gefinancierd door bijdragen van zowel werkgevers als werknemers. Dit stelsel geldt automatisch voor alle werknemers en biedt uitgebreide uitkeringen, zoals pensioenen, gezondheidszorg, arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, werkloosheidsuitkeringen en gezinsbijslagen.
De inkomstenbelasting is progressief en kent vier verschillende belastingtarieven, waarbij het hoogste tarief 50% bedraagt.
Inwoners van België worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-inwoners alleen worden belast op inkomsten die uit België afkomstig zijn. De belastingtarieven blijven echter hetzelfde voor zowel inwoners als niet-inwoners. Inkomsten uit arbeid worden belast tegen vier tarieven:
Er geldt een persoonlijke belastingvrije som van 10.570 euro voor 2024, die stijgt als de werknemer kinderen heeft. Daarnaast kunnen bepaalde werkgerelateerde en andere kosten worden afgetrokken.
Ingezetenen moeten naast de nationale inkomstenbelasting ook gemeentelijke belastingen betalen, die kunnen variëren van 0% tot 9% van de verschuldigde belasting, afhankelijk van de gemeente waar men woont. Niet-ingezetenen die onderworpen zijn aan de Belgische inkomstenbelasting, moeten een forfaitair tarief van 7% betalen.
Er zijn nog meer belastingvoordelen beschikbaar, op voorwaarde dat het in België belastbare inkomen ten minste 75% van het totale inkomen uit arbeid uitmaakt.
In 2024 heeft de Belgische regering een nieuw belastingkader voor expats ingevoerd, waardoor werknemers en bestuurders die in België komen werken, recht hebben op een belastingvrije vergoeding van specifieke werkgerelateerde kosten – tot 30% van hun standaardloon, met een maximum van 90.000 euro. Deze nieuwe belastingregeling is in januari 2022 in werking getreden.
Belastinginhouding en aangifte
Werkgevers hebben verschillende verplichtingen met betrekking tot de inkomstenbelasting van hun werknemers. De werkgever is verantwoordelijk voor het nauwkeurig berekenen en inhouden van het juiste bedrag aan inkomstenbelasting op het loon van de werknemers en het doorstorten daarvan aan de betreffende belastingdienst. Belastingbetalingen kunnen maandelijks of per kwartaal worden verricht, waarbij maandelijkse betalingen doorgaans uiterlijk op de 15e van de volgende maand moeten worden voldaan. Als het totale jaarlijks ingehouden bedrag aan inkomstenbelasting lager is dan 41.700 euro, kan een werkgever kiezen voor kwartaalbetalingen.
Bij het verrichten van betalingen aan de belastingdienst moet een maandelijkse belastingaangifte worden ingediend met daarin een specificatie van het belastbaar inkomen en de ingehouden inkomstenbelasting. Werkgevers moeten ook voor elke werknemer een jaarlijkse belastingverklaring opstellen, die zowel bij de belastingdienst als bij de werknemer moet worden ingediend.
Werknemers zijn verplicht om uiterlijk op 30 juni van het volgende jaar hun belastingaangifte in te dienen op basis van de gegevens uit hun jaarlijkse belastingverklaring. Het is belangrijk op te merken dat gehuwde werknemers (of werknemers die officieel samenwonen) een gezamenlijke belastingaangifte moeten indienen, hoewel hun inkomsten afzonderlijk worden belast. Het belastingjaar in België loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Socialezekerheidsbijdragen
De enige loonbelasting die werkgevers van het salaris van hun werknemers moeten inhouden, afgezien van de inkomstenbelasting, is het werknemersdeel van de socialezekerheidsbijdragen.
Over Access Financial
Met kantoren in de Benelux en acht vestigingen wereldwijd hebben wij inzicht in alle aspecten van uitzendwerk in België en daarbuiten. Wij zijn een deskundige en professionele partner voor alle uitzendbureaus, wervingsbureaus en eindklanten die actief zijn op de Belgische markt. Neem vandaag nog contact met ons op voor gratis advies en ondersteuning.
Onze contactgegevens:
🌏 Website: www.accessfinancial.com
📩 E-mail: [email protected]
☎ Telefoon: +352 62 167 7847