Nieuwe OESO-richtlijnen: grensoverschrijdend werken en het risico op een vaste inrichting

Het blijft voor internationale bedrijven een cruciale kwestie om vast te stellen of een werknemer die grensoverschrijdend werkt, een belastbare aanwezigheid — ook wel een vaste inrichting (PE) genoemd — in een ander rechtsgebied creëert. Deze vraag is nog relevanter geworden nu flexibele werkmodellen, regelingen voor werken op afstand, ‘employers of record’ en grensoverschrijdende contracten steeds verder toenemen.

Om in te spelen op deze veranderende praktijken heeft de OESO bijgewerkte toelichting gepubliceerd die meer duidelijkheid verschaft over wanneer grensoverschrijdende werkregelingen aanleiding kunnen geven tot een vaste inrichting. Hieronder zetten we de belangrijkste punten uit de richtlijnen op een rijtje en leggen we uit wat deze in de praktijk betekenen voor werkgevers.

De bijgewerkte richtlijnen van de OESO: uitleg over de belangrijkste beginselen

Het herziene OESO-commentaar richt zich op de vraag wanneer er sprake kan zijn van een „vaste vestiging“ (PE) doordat een persoon in een ander land werkt. Er moet aan twee kernvoorwaarden worden voldaan om een dergelijke vaste vestiging te laten ontstaan.

1. De vestigingsplaats moet „vast“ zijn

Een locatie wordt alleen als een vaste vestigingsplaats beschouwd als deze met voldoende duurzaamheid en regelmaat wordt gebruikt.

Belangrijk is dat de OESO een praktische maatstaf hanteert:
. Als een persoon gedurende een periode van 12 maanden minder dan 50% van zijn totale werktijd vanuit een woning in het buitenland of een vergelijkbare locatie werkt, wordt die locatie doorgaans niet beschouwd als een vestiging van de onderneming.

Deze verduidelijking biedt welkome richtlijnen voor werkgevers die hybride of tijdelijke werkregelingen in het buitenland beheren.

2. Er moet een reële commerciële reden zijn

Zelfs wanneer er regelmatig werkzaamheden worden verricht vanuit een ander rechtsgebied, is er alleen sprake van een vaste inrichting als er een commerciële reden is voor de fysieke aanwezigheid van de werknemer aldaar.

Er kan sprake zijn van een commerciële reden wanneer de locatie:

• Maakt directe interactie met lokale klanten of leveranciers mogelijk
• Vergemakkelijkt de toegang tot een specifieke markt, expertise of infrastructuur
• Hierdoor hoeft het bedrijf geen afzonderlijke bedrijfsruimten in dat rechtsgebied te onderhouden

Anderzijds zouden werkregelingen die uitsluitend zijn ingegeven door persoonlijke voorkeuren, strategieën om talent te behouden of algemene kostenbesparingen — zonder dat er een duidelijke zakelijke noodzaak bestaat om in dat land actief te zijn — doorgaans niet aan deze toets voldoen.

Praktische gevolgen voor werkgevers

Hoewel de bijgewerkte richtlijnen meer flexibiliteit bieden en het mogelijk maken om vaker incidenteel of ad hoc in het buitenland te werken, is het risico op een vaste vestiging (PE) niet volledig uitgesloten. Voor leidinggevende of besluitvormende medewerkers is nog steeds bijzondere voorzichtigheid geboden, aangezien de afzonderlijke PE-regels voor afhankelijke agenten nog steeds van toepassing kunnen zijn, ongeacht waar het werk wordt verricht.

Dat gezegd hebbende, biedt het nieuwe commentaar duidelijkere richtlijnen voor het beoordelen van risico’s en het onderbouwen van interne beslissingen. Bedrijven zouden hierop moeten reageren door proactieve maatregelen te nemen om hun compliancekaders te versterken.

Aanbevolen maatregelen voor bedrijven

Om het risico op seksuele intimidatie in een internationale werkomgeving effectief te beheersen, dienen werkgevers:

• Het aantal dagen bijhouden en in de gaten houden dat medewerkers buiten hun primaire werkgebied werken
• Leg het zakelijke doel vast van elke regeling voor het werken in het buitenland
• Voer een duidelijk beleid inzake wereldwijde mobiliteit of telewerken in, waarin de toegestane locaties, de maximale duur en de daarmee samenhangende fiscale en nalevingsgevolgen worden vastgelegd

Het invoeren van deze maatregelen vermindert niet alleen het risico, maar draagt ook bij aan een consistente besluitvorming binnen de hele organisatie.

Hoe Access Financial u kan helpen

Bij Access Financial volgen we voortdurend de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving in verschillende rechtsgebieden, zodat bedrijven met vertrouwen hun weg kunnen vinden in complexe internationale arbeids- en belastingkwesties. Als u wilt weten hoe de regels inzake vaste inrichtingen van invloed kunnen zijn op uw personeelsmodel — of als u advies op maat nodig heeft over grensoverschrijdende arbeidsstructuren — staat ons team voor u klaar.

📩 Neem contact met ons op via [email protected] voor meer informatie.