Fiscaal identificatienummer (TIN)
is het identificatienummer dat een belastingdienst aan een persoon of bedrijf toekent — de basis waarop de salarisadministratie en belastingaangiften worden verwerkt. Elk land heeft hiervoor een andere benaming (NI-nummer, Steuer-ID, AHV-nummer in belastingcontext, Emirates ID), en het verzamelen van de juiste identificatienummers bij de onboarding is een voorwaarde voor een correcte inhouding.
TIN-nummers in arbeidsverhoudingen
De salarisadministratie heeft het TIN van de werknemer nodig voor loonbelastinginhouding en eindejaarsrapportage; banken en overheidsinstanties koppelen betalingen steeds vaker aan identificatienummers, en de internationale uitwisseling van informatie (CRS-, DAC-kaders) verloopt op basis van TIN’s. Ontbrekende of onjuiste identificatienummers leiden tot standaard — doorgaans strenge — inhoudingspercentages en geblokkeerde aangiften.
Tijdens de onboarding moeten het lokale TIN worden verzameld en gevalideerd. Houd er bij grensoverschrijdende aanwervingen rekening mee dat een persoon één TIN per land van fiscale aansluiting krijgt: het TIN van het thuisland is geen vervanging voor dat van het gastland.
Veelgestelde vragen
Wat als een nieuwe medewerker nog geen lokaal TIN heeft?
Bij de meeste systemen is het mogelijk om al met het dienstverband te beginnen terwijl de identiteitskaart nog wordt aangevraagd, waarbij de standaardbelastingcodes of noodtarieven van toepassing zijn totdat de kaart binnen is — waarna de correcties met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Neem de aanvraag al vanaf de eerste dag van de onboarding op in het proces; noodtarieven die maandenlang van kracht blijven, vormen een veelvoorkomende oorzaak van te hoge betalingen.
Is het TIN-nummer hetzelfde als het socialezekerheidsnummer?
In sommige landen geldt één nummer voor beide doeleinden (zoals het Zwitserse AHV-nummer, dat op grote schaal wordt gebruikt); in andere landen worden belasting- en sociale identificatienummers gescheiden gehouden (het Duitse Steuer-ID versus het SV-Nummer). Bij de opzet van de salarisadministratie moet per land worden vastgelegd welk nummer naar welke rapportagestroom wordt doorgestuurd.