Risico in verband met een vaste inrichting (PE)
is het risico dat de activiteiten van een onderneming in het buitenland — een kantoor, een afhankelijke vertegenwoordiger, soms een thuiswerkende werknemer — daar een belastbare vestiging van de onderneming tot stand brengen. Zodra er sprake is van een vaste inrichting, kan het gastland de toerekenbare winsten belasten en registraties en aangiften eisen, waarbij de aanslagen vaak jaren teruggaan.
Hoe ontstaat er in 2026 een vaste inrichting?
Twee klassieke criteria uit het verdragsrecht (artikelen 5 en 7 van het OESO-modelverdrag): een vaste vestiging van waaruit de onderneming haar activiteiten uitoefent — kantoren, werkplaatsen en, bij een ruime interpretatie, een thuiskantoor dat regelmatig voor de bedrijfsactiviteiten van de werkgever wordt gebruikt — en een afhankelijke vertegenwoordiger die gewoonlijk overeenkomsten sluit, of de leidende rol speelt bij het tot stand komen daarvan, in naam van de onderneming.
Door het werken op afstand is de vraag verschoven van de belastingafdelingen naar HR: een verkoopdirecteur die zich in het buitenland vestigt, een countrymanager die ‘vanuit huis werkt’, of een opdracht die stilletjes wordt verlengd, kunnen stuk voor stuk de grens overschrijden — en de bepalingen in verdragen die na BEPS zijn opgesteld, hebben betrekking op de onderhandelingen over het contract, niet alleen op de ondertekening ervan.
Wat zijn de gevolgen — en hoe kunnen deze worden beperkt?
Als er een PE wordt vastgesteld:
- Vennootschapsbelasting en aangiften: winsten die aan de vaste inrichting kunnen worden toegerekend, worden lokaal belast, met gevolgen op het gebied van registratie, boekhouding en vaak ook btw, die met terugwerkende kracht worden vastgesteld.
- Vervolg op het loonbeleid: een PE-onderneming die personeelskosten draagt, ontneemt elke werknemer die daar werkzaam is de bescherming van de 183-dagenregel.
- Boetes en rente: bij regelingen inzake niet-registratie worden bovenop de herberekende belasting nog toeslagen in rekening gebracht.
Risicobeperking bestaat uit functieontwerp en structuur: zorg ervoor dat de bevoegdheid om contracten af te sluiten buiten het gastland ligt, leg de grenzen van voorbereidende en ondersteunende werkzaamheden vast, hanteer opdrachtenbeleid met tijds- en activiteitslimieten — en neem ter plaatse vaste medewerkers in dienst via een entiteit of een ‘Employer of Record’ (EOR). Een EOR neemt de persoon in dienst en neemt daarmee het arbeidsrechtelijke risico weg; de vaste inrichting-analyse (PE-analyse) met betrekking tot wat de persoon voor u doet, blijft echter van kracht. Daarom moeten niet alleen contracten, maar ook functies worden beoordeeld.
Veelgemaakte fouten
- Kijken naar kantoren, niet naar mensen: de moderne PE komt met de laptop van een verkoopdirecteur, niet met een huurovereenkomst.
- Ervan uitgaande dat een EOR de oplossing biedt: de EOR neemt het risico van werkgelegenheid weg; uw bedrijfsactiviteiten in het land tellen nog steeds mee.
- Als je ‘contactpersoon’-rollen op hun beloop laat: dan is het gedaan met de voorbereidende en ondersteunende taken op de dag dat het kantoor begint te onderhandelen over prijzen.
- Geen reisgegevens: de autoriteiten reconstrueren de verblijfsgeschiedenis steeds vaker aan de hand van EES- en immigratiegegevens — zorg ervoor dat u over dezelfde gegevens beschikt.
Referentietabel
| Trigger | Risiconiveau | Waarom |
|---|---|---|
| Verkoopmedewerkers die vanuit het gastland onderhandelen over deals | Hoog | PE met afhankelijke agent — het gaat om de onderhandelingen, niet alleen om het ondertekenen |
| Langdurig gebruik van een thuiskantoor voor zakelijke doeleinden | Gemiddeld tot hoog | Argumenten met een vaste plaats worden steeds meer geaccepteerd |
| Beslissingen van het hoger management die lokaal worden genomen | Gemiddeld tot hoog | Zetel van de bedrijfsleiding en blootstelling aan een vaste inrichting |
| Backoffice- en ondersteunende functies | Lager | Vaak voorbereidend of ondersteunend — maar beoordeel |
| Korte projecten binnen de verdragsdrempels | Lager | PE’s voor de bouwsector hebben expliciete looptijdtoetsen |
Omgaan met blootstelling aan PE zonder de mobiliteit te beperken
Risicobeheer op het gebied van vaste inrichtingen (PE) komt in wezen neer op het in kaart brengen van de situatie: weten wie waar werkt, wat hij of zij doet en welke bevoegdheden hij of zij heeft — dezelfde gegevens die ook de basis vormen voor de salarisadministratie en de naleving van immigratiewetgeving. Bedrijven die dit overzicht bijhouden, signaleren verschuivingen in functies nog voordat de belastingdienst dat doet; dankzij reisgegevens uit het EES-tijdperk zijn de autoriteiten hier steeds beter toe in staat. Access Financial analyseert grensoverschrijdende werkpatronen in combinatie met haar EOR- en salarisadministratiediensten — vraag een PE-risicoanalyse aan voor uw medewerkers op afstand en mobiele medewerkers.
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u antwoorden op onze meest gestelde vragen.
Kan één medewerker die op afstand werkt een vaste inrichting vormen?
Ja, in de verkeerde rol: een verkoper die regelmatig vanuit het gastland over contracten onderhandelt, is het schoolvoorbeeld van een ‘dependent agent’ (PE), en verschillende autoriteiten erkennen tegenwoordig een regelmatig gebruikt thuiskantoor als vaste vestigingsplaats. Een ontwikkelaar die code schrijft, leidt zelden tot een PE; een landmanager die overeenkomsten ondertekent, kan dat wel doen. De analyse gebeurt per rol.
Wordt het risico op PE door het gebruik van EOR uitgesloten?
Nee — en betrouwbare dienstverleners zeggen dat ook heel duidelijk. De EOR neemt de risico’s op het gebied van arbeidsrecht en salarisadministratie weg door zelf de wettelijke werkgever te zijn, maar of er sprake is van vaste vestiging (PE) hangt af van de activiteiten die uw bedrijf in het land uitvoert: een door de EOR in dienst genomen verkoopmedewerker die namens u deals sluit, kan nog steeds leiden tot een vaste vestiging (PE) als afhankelijke agent. Combineer de EOR met een goed doorgedachte functie-omschrijving en duidelijke bevoegdheidsgrenzen.
Wat is een ‘voorbereidende of ondersteunende’ activiteit?
Uitzonderingen in het verdrag gelden voor vaste vestigingen die uitsluitend worden gebruikt voor voorbereidende of ondersteunende taken — opslag, presentatie, informatieverzameling, contacten onderhouden. De afbakening is functioneel: een ‘contactkantoor’ dat daadwerkelijk over prijzen onderhandelt, vervult geen voorbereidende of ondersteunende functie. De anti-fragmentatieregels die na het BEPS-project zijn ingevoerd, voorkomen tevens dat bedrijven een daadwerkelijke bedrijfsactiviteit opsplitsen in verschillende ‘ondersteunende’ onderdelen.