Salarisadministratie in meerdere valuta’s
het uitbetalen van salarissen in meer dan één valuta aan het personeelsbestand — of, voor één werknemer, het verdelen van het salaris over verschillende valuta’s. In de meeste landen is het verplicht dat salarissen ten minste als referentie in de lokale valuta worden uitbetaald; de echte uitdagingen voor werkgevers zijn de wisselkoerskosten, de timing en de vraag wie het koersrisico draagt.
De vier vragen die een opstelling bepalen
- Wettelijke voorschriften inzake valuta: veel staten schrijven voor dat betalingen in de lokale valuta moeten plaatsvinden of in die valuta moeten worden uitgedrukt; salarissen in buitenlandse valuta vormen de uitzondering, niet de regel.
- Wie draagt het valutarisico: salarissen vaststellen in lokale valuta (zekerheid voor de werknemer) of in de groepsvaluta met periodieke omrekening (eenvoud voor de werkgever) — neem hierover een expliciete beslissing.
- Omrekeningskosten: de wisselkoersspreads van 0,5–2% die door aanbieders worden gehanteerd, vormen verborgen loonkosten waarover net als over elke andere vergoeding onderhandeld kan worden.
- Timing: de uiterste termijnen voor financiering in verschillende tijdzones bepalen of de betaaldag in elk land betrouwbaar kan worden gehaald.
Veelgestelde vragen
Kunnen we een werknemer deels in euro’s en deels in lokale valuta betalen?
Vaak wel, op basis van een overeenkomst, mits wordt voldaan aan de lokale regels inzake het minimumloon in lokale valuta en een duidelijke opmaak van de loonstrook — een regeling die vaak wordt toegepast bij expats met verplichtingen in hun thuisland. Leg de verdeling en het omrekeningsmechanisme schriftelijk vast; onduidelijkheid op dit punt leidt bij elke wisselkoersschommeling tot geschillen.
Hoe gaan EOR’s om met valuta?
De EOR betaalt werknemers in lokale valuta via lokale betalingssystemen en factureert de klant in een overeengekomen factureringsvaluta — de valutaconversie vindt plaats op factuurniveau, waar de spread zichtbaar en onderhandelbaar moet zijn.