IBAN
(International Bank Account Number) is de gestandaardiseerde rekeningidentificatiecode die in heel Europa, het Midden-Oosten en daarbuiten wordt gebruikt — een landcode, controlecijfers en het binnenlandse rekeningnummer in één reeks tekens. Salarisbetalingen en SEPA-betalingen zijn hiervan afhankelijk; een verkeerd IBAN is de meest voorkomende oorzaak van mislukte salarisuitbetalingen.
IBAN bij de salarisadministratie
In de salarisbestanden staan de IBAN-nummers van alle werknemers vermeld; dankzij de controlecijfers kunnen systemen de structuur controleren voordat de gegevens worden verzonden. Daarom moet de IBAN bij de indiensttreding elektronisch worden geverifieerd en niet handmatig worden overgetypt vanaf foto’s van kaarten. De regels voor het vergelijken van namen (verificatie van de begunstigde) die nu in de hele SEPA-zone gelden, vormen een extra controle: als de namen van de begunstigden niet overeenkomen, leidt dit tot vertraging bij de uitbetaling van de salarissen.
Landen zonder IBAN in een wereldwijd salarisadministratiesysteem (delen van Azië en Noord- en Zuid-Amerika) gebruiken lokale formaten; bij treasury-processen mag niet worden uitgegaan van de universele geldigheid van het IBAN.
Veelgestelde vragen
Is een IBAN voldoende om een salaris in het buitenland te betalen?
Binnen SEPA is dat inderdaad zo — alleen het IBAN is verplicht. Buiten SEPA moet het worden gecombineerd met een BIC/SWIFT-code en, voor sommige betalingsroutes, lokale routegegevens en bestemmingscodes. De valuta op de loonstrook van de werknemer en de valuta van de rekening moeten ook overeenkomen met de verwachtingen, anders komen de omrekeningskosten voor rekening van de werknemer.
Waarom is een betaling met een geldig IBAN mislukt?
De gebruikelijke oorzaken: gesloten rekeningen of rekeningen in de verkeerde valuta, afwijkingen in de naam van de begunstigde bij de verificatie van de begunstigde, blokkeringen vanwege sancties of nalevingskwesties, of onvolledige gegevens in het salarisbestand. Door validatie op het moment van incasso en een testrun vóór de betaaldag voor nieuwe rekeningen worden de meeste fouten voorkomen.