Officiële werkgevers: wat bedrijven moeten weten voordat ze grensoverschrijdende personeelsuitbesteding gaan toepassen

Wanneer bedrijven personeel moeten aannemen in een land waar ze geen juridische vestiging hebben, krijgen ze vaak te maken met aanzienlijke administratieve en juridische hindernissen – met name op het gebied van salarisadministratie, belastinginhoudingen en socialezekerheidsverplichtingen. Om deze complexiteit het hoofd te bieden, doen veel organisaties een beroep op Employers of Record (EOR’s).

Hoewel er geen eenduidige, algemeen aanvaarde definitie bestaat van een ‘Employer of Record’, verwijst de term doorgaans naar een organisatie die een werknemer formeel in dienst neemt namens een klantbedrijf. De EOR treedt op als werkgever voor administratieve, HR- en nalevingsdoeleinden, terwijl de werknemer zijn taken uitvoert voor de klant. Dit model wordt steeds aantrekkelijker in een wereld waarin werken op afstand gemeengoed is en bedrijven toegang willen tot wereldwijd talent zonder de last van het opzetten van lokale vestigingen.

In veel rechtsgebieden gelden echter regels voor activiteiten die lijken op arbeidsuitbesteding– ook wel bekend als uitzendwerk, personeelsuitbesteding of soortgelijke termen, afhankelijk van het land. Deze regels zijn van toepassing wanneer een bedrijf werknemers in dienst neemt en deze ter beschikking stelt aan een andere organisatie om werkzaamheden te verrichten die buiten het kader van een echte dienstverleningsovereenkomst vallen. In dergelijke gevallen kunnen EOR’s vallen onder strenge regelgevingskaders die zijn opgesteld om entiteiten te reguleren die arbeidskrachten uitbesteden.

Inzicht in wereldwijde verschillen in regelgeving

Wanneer de activiteiten van een EOR voldoen aan de wettelijke definitie van personeelsuitbesteding, kan de organisatie te maken krijgen met vergunningsvereisten, operationele beperkingen, beschermingsmaatregelen voor werknemers en aanzienlijke nalevingsverplichtingen. Deze vereisten lopen per rechtsgebied sterk uiteen.

De onderstaande kaart geeft een beeld van hoe restrictief de wetgeving inzake personeelsuitbesteding is voor officiële werkgevers die zich bezighouden met personeelsuitbesteding of tijdelijke arbeidsregelingen (of het specifieke equivalent daarvan in het betreffende land).

Belangrijkste punten

Bij het betreden van een nieuwe markt moeten EOR’s het lokale juridische klimaat zorgvuldig in kaart brengen en inzicht krijgen in welke activiteiten onder de regelgeving inzake arbeidsuitbesteding kunnen vallen. Het niet naleven hiervan kan leiden tot aanzienlijke boetes, operationele verstoringen en reputatieschade.

Klantbedrijven dienen ook juridisch advies in te winnen voordat ze een EOR inschakelen. Belangrijke risico’s die moeten worden beoordeeld, zijn onder meer:

• Mogelijke vorderingen van werknemers in dienst van EOR die een arbeidsrelatie met de opdrachtgever nastreven
• Gezamenlijke aansprakelijkheid voor verplichtingen uit hoofde van het dienstverband
• Administratieve of financiële sancties
• Het risico dat er onbedoeld een vaste inrichting in fiscale zin ontstaat
• Overwegingen inzake intellectueel eigendom en vertrouwelijkheid

Veel van deze risico’s kunnen worden beperkt door een doordachte structurering, een duidelijke contractuele verdeling van verantwoordelijkheden en het opnemen van vrijwaringsbepalingen. In bepaalde rechtsgebieden kan directe tewerkstelling zonder de oprichting van een filiaal ook een haalbaar alternatief zijn.

Hoe Access Financial u kan helpen

Access Financial is een toonaangevende wereldwijde aanbieder van complete EOR-oplossingen. Met meer dan twintig jaar ervaring bieden wij uitgebreide oplossingen op het gebied van werving, salarisadministratie, sociale zekerheid, belastingen en immigratie voor wervingsbureaus, bedrijven en werknemers.

Waarom zou u Access Financial kiezen als uw EOR-partner?

• Het is niet nodig om een rechtspersoon op te richten
• Inzet van zowel EU-burgers als niet-EU-burgers via onze bestaande bedrijfsstructuren
• Volledig beheer van onboarding en offboarding
• Loon- en belastingadministratie op maat
• Garantie dat aan alle wettelijke, regelgevende en juridische vereisten wordt voldaan

Of uw organisatie nu haar eerste internationale medewerker in dienst neemt of snel uitbreidt naar meerdere regio’s: Access Financial biedt een gestroomlijnde en aan de regelgeving conforme manier om uw wereldwijde personeelsbestand op te bouwen.

Neem contact met ons op om uw internationale personeelsstrategie te verbeteren:

E-mail: [email protected]
Telefoon:
CH: +41 22 365 4620
UK: +44 20 7017 3110
CY: +357 25 820 640