Arbeidsovereenkomsten in Japan worden bepaald door een combinatie van wettelijke beschermingsmaatregelen, bedrijfsregels en contractuele bepalingen. Hoewel de wet niet altijd een schriftelijke overeenkomst voorschrijft, moeten werkgevers er toch voor zorgen dat bepaalde arbeidsvoorwaarden duidelijk worden gecommuniceerd. Voor organisaties die personeel aannemen in Japan is het van essentieel belang om het kader rond arbeidsovereenkomsten te begrijpen, om juridische valkuilen te vermijden en eerlijke en transparante praktijken op de werkplek te handhaven.
De Japanse wetgeving stelt geen strikte eis aan schriftelijke arbeidsovereenkomsten. Werkgevers zijn echter wel verplicht om bepaalde „belangrijke arbeidsvoorwaarden” schriftelijk aan hun werknemers mee te delen. Hieronder vallen onder meer de duur van het dienstverband, de voorwaarden voor verlenging van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd, de locatie van de werkplek, de taken, de werktijden, de rusttijden, het recht op verlof en de regels inzake loon, pensioen en ontslag.
Hoewel mondelinge afspraken in theorie geldig zijn, kiezen de meeste werkgevers voor schriftelijke contracten. Deze aanpak zorgt niet alleen voor duidelijkheid voor beide partijen, maar helpt ook geschillen te voorkomen en toont aan dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Schriftelijke contracten worden daarom in Japan algemeen beschouwd als de beste werkwijze.
Er bestaat geen wettelijke verplichting om arbeidsovereenkomsten in het Japans op te stellen, maar ze moeten wel in een taal zijn opgesteld die de werknemer redelijkerwijs kan begrijpen. Een overeenkomst die uitsluitend in het Engels is opgesteld, kan mogelijk niet afdwingbaar zijn als de werknemer de inhoud ervan niet volledig kan begrijpen. Om dit risico te vermijden, maken veel werkgevers gebruik van tweetalige overeenkomsten, met name bij het aannemen van niet-Japanse medewerkers.
In tegenstelling tot in sommige andere rechtsgebieden is het in Japan niet gebruikelijk om een aanbiedingsbrief te versturen. Werkgevers sluiten doorgaans direct een arbeidsovereenkomst waarin alle belangrijke voorwaarden zijn vastgelegd, zodat vanaf het begin aan de wettelijke vereisten wordt voldaan.
In Japan gelden bepaalde beschermingsmaatregelen voor werknemers, ongeacht wat er in hun arbeidsovereenkomst staat. Wettelijke rechten zoals betaald jaarlijks verlof, zwangerschaps- en vaderschapsverlof en overwerkvergoeding zijn een vast onderdeel van elke arbeidsrelatie en kunnen niet worden opgeheven. Als een arbeidsovereenkomst bepalingen bevat die minder gunstig zijn dan die welke wettelijk, volgens interne bedrijfsregels of in een collectieve arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd, zijn die bepalingen automatisch ongeldig.
Dit kader zorgt ervoor dat de minimumnormen die in de wetgeving en in collectieve arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd, altijd voorrang hebben boven individuele afspraken. Werkgevers mogen contracten niet gebruiken om deze rechten te beperken of te omzeilen, en eventuele tegenstrijdigheden worden in het voordeel van de werknemer opgelost.
In arbeidsovereenkomsten wordt vaak verwezen naar aanvullende documenten, met name het interne arbeidsreglement van een bedrijf. Dit reglement heeft doorgaans betrekking op zaken als gedrag op de werkplek, vertrouwelijkheid, tuchtprocedures en de afhandeling van klachten. Het maakt deel uit van de arbeidsverhouding en wordt bij indiensttreding aan de werknemers ter beschikking gesteld.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat verwijzingen naar dergelijke documenten duidelijk zijn en dat het personeel toegang heeft tot de meest recente versies. Dit voorkomt onduidelijkheid, vergroot de transparantie en versterkt de afdwingbaarheid van het beleid op de werkplek.
Het Japanse arbeidsrecht stelt strenge beperkingen aan de mogelijkheid van een werkgever om eenzijdig wijzigingen aan te brengen in de arbeidsvoorwaarden. Voor elke wijziging die nadelig is voor de werknemer, zoals een verlaging van het salaris of de secundaire arbeidsvoorwaarden, is in de regel de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer vereist. Pogingen om dergelijke wijzigingen zonder overeenstemming op te leggen, zijn waarschijnlijk ongeldig en kunnen aanleiding geven tot vorderingen.
Er is enige ruimte voor eenzijdige wijzigingen in interne arbeidsvoorwaarden, mits deze gezien de omstandigheden redelijk zijn. Factoren die hierbij in aanmerking worden genomen, zijn onder meer de noodzaak van de wijziging, de mate waarin werknemers hierdoor worden benadeeld en of er adequaat overleg heeft plaatsgevonden. Toch moeten werkgevers voorzichtig te werk gaan en waar mogelijk de instemming van de werknemers vragen om geschillen te voorkomen.
Voor bedrijven die in Japan personeel aannemen, houdt naleving van de regelgeving meer in dan alleen het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Werkgevers dienen:
Het Japanse arbeidsrecht weerspiegelt een sterk streven naar rechtvaardigheid en bescherming van werknemers. Hoewel dit voor werkgevers als beperkend kan overkomen, leidt het hanteren van transparante en aan de regelgeving conforme werkwijzen tot minder risico’s, bevordert het goede relaties met werknemers en zorgt het voor stabiliteit op de werkplek. Voor internationale werkgevers is het van belang om deze vereisten vanaf het begin goed te begrijpen; dit is een belangrijke stap op weg naar het opzetten van een succesvolle en wettelijk conforme bedrijfsvoering in Japan.
Bij Access Financial hebben we ruime ervaring met het ondersteunen van onze klanten in Japan en de rest van Azië met personeelsoplossingen die volledig aan de geldende regelgeving voldoen. Naast onze kernactiviteiten op het gebied van Employer of Record (EOR)-diensten bieden we ook deskundig advies en ondersteuning bij immigratiezaken, zodat u uw administratieve lasten kunt verminderen en u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf.
Als u meer wilt weten over hoe wij uw activiteiten en medewerkers in Azië kunnen ondersteunen, neem dan contact met ons op via [email protected] of bel ons op +971 503 075 121.