Wanneer zijn de kosten van een zakenreis naar Parijs een geldige zakelijke uitgave?

Vraag van de aannemer: In hoeverre worden de reis-, verblijf- en verblijfskosten die worden gemaakt voor en in Parijs, in het kader van een bijeenkomst waarbij geen daadwerkelijke werkzaamheden worden verricht, beschouwd als gerechtvaardigde zakelijke kosten?

Antwoord van de deskundige: Bedankt voor je vraag. Ik neem aan dat je fiscaal ingezetene bent van het Verenigd Koninkrijk. Ik weet niet of je in loondienst bent, bestuurder bent van je besloten vennootschap (ofPersonal Service Company), of zelfstandige bent als eenmanszaak. Het antwoord verschilt per geval.

---

De toets van de personeelskosten

Laten we aannemen dat je in loondienst bent. De regels voor belastingaftrek schrijven voor dat de uitgave ‘volledig, uitsluitend en noodzakelijkerwijs voor het werk’ moet zijn, wat verschillende gevolgen heeft aangezien de bepalingen veel minder soepel zijn dan in de twee andere mogelijke scenario’s (als je eenbesloten vennootschapbent of als zelfstandige werkt).

De enige manieren om ervoor te zorgen dat dergelijke uitgaven voor jou als werknemer fiscaal aftrekbaar zijn, zijn dat je werkgever de kosten draagt, of dat in je arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat het jouw verantwoordelijkheid is om deze kosten te dragen.

---

De toets voor de kosten van de naamloze vennootschap

Laten we vervolgens eens kijken naar de situatie waarin u directeur bent van uw eigen besloten vennootschap. Bedrijven kunnen een aftrek claimen voor zakelijkeuitgavendie ‘volledig en noodzakelijk’ zijn voor het opzetten of voortzetten van de bedrijfsactiviteiten. U ziet dat dit een veel ruimere definitie is, aangezien het woord ‘uitsluitend’ is verdwenen.

Ook in de regels voor bedrijfskosten geldt de beperking inzake „dienstverband“ niet, wat betekent dat u zelfskosten van vóór de oprichting van de vennootschap kuntterugvorderen.

Vergelijk dat eens met een vacature die een potentiële werknemer zou plaatsen voor een functie. Die advertentie zou niet zijn toegestaan, omdat er op het moment dat je de kosten maakte nog geen sprake was van een dienstverband!

---

Waarschuwing: dualiteit

Maar aannemers – en u zelf – moeten oppassen voor een andere methode waarmee de belastingdienst kosten kan afwijzen, en die heeft te maken met ‘dubbele bestemming’.

Als HMRC van mening is dat er een privébelang schuilgaat achter de uitgaven die u declareert, kan de dienst besluiten dat de uitgaven niet uitsluitend voor het bedrijf waren bestemd, wat tot de vraag leidt: moet de declaratie volledig worden afgewezen, of moet het bedrag worden verlaagd ter compensatie van het privé-aandeel?

---

Kosten voor zelfstandigen

Tot slot: als je zelfstandige bent, dien je je onkosten in via jebelastingaangifte. Houd er wel rekening mee dat hoge of ongebruikelijke onkosten de wenkbrauwen van een HMRC-inspecteur die je aangifte controleert, kunnen doen fronsen! Als je hierover wordt aangesproken, moet je kunnen aantonen dat de reis inderdaad een serieuze zakenreis was en geen ‘uitstapje’ dat je door HMRC wilt laten vergoeden.

De deskundige was registeraccountant Kevin Austin, algemeen directeur vanAccess Financial.