Het voorkomen van fouten bij de loonadministratie in China is een van de moeilijkste aspecten van uitbreiding naar de Volksrepubliek, omdat het land een gefragmenteerd socialezekerheidsstelsel combineert met strenge belastinghandhaving en snel veranderende arbeidswetgeving. In deze gids wordt uitgelegd hoe de loonadministratie in China in de praktijk werkt, welke fouten buitenlandse werkgevers het vaakst maken, welke nalevingsrisico’s elke fout met zich meebrengt, en welke praktische stappen uw financiële, HR- en global mobility-teams kunnen nemen om de loonadministratie in China nauwkeurig, wettig en klaar voor een audit te houden.
Het afhandelen van de salarisadministratie in China is niet simpelweg een kwestie van het maandelijks overmaken van een salaris naar een bankrekening. Elke werkgever moet inkomstenbelasting (IIT) inhouden, de premies voor sociale verzekeringen en het Huisvestingsfonds (HPF) berekenen en afdragen, maandelijkse aangiften indienen bij het lokale belastingkantoor en in het voorjaar van het volgende jaar de jaarlijkse inkomstenbelasting van elke werknemer afrekenen. Voor elk van deze stappen gelden eigen deadlines, eigen indieningskanalen en eigen sanctieregels.
Het kenmerkende aspect van de loonadministratie in China is dat vrijwel elke regel op stadsniveau wordt vastgesteld. Premiepercentages, minimum- en maximumgrenzen voor sociale verzekeringen, HPF-percentages en zelfs de opmaak van verplichte loonstroken kunnen verschillen tussen Shanghai, Peking, Shenzhen, Chengdu en een derdeklasstad in Anhui. Een buitenlands bedrijf dat in al zijn vestigingen identieke loonberekeningen uitvoert, zal per definitie ergens een fout maken.
Daarnaast gelden voor buitenlanders die in China werken een deels afwijkende regeling voor inkomstenbelasting, aparte verblijfsvoorwaarden en een speciale behandeling voor bepaalde toelagen tijdens een overgangsperiode die al meerdere malen is verlengd. Het door elkaar halen van de regels voor lokale werknemers en die voor expats is een van de snelste manieren om fouten te maken als werkgever in China, die pas aan het licht komen tijdens een belastingcontrole.
Na samenwerking met ondernemingen met buitenlandse kapitaalparticipatie, vertegenwoordigingskantoren en via EOR ingehuurde contractanten in heel het Chinese vasteland, zien we steeds weer dezelfde paar fouten terugkomen. In de onderstaande tabel staan de patronen die we het vaakst tegenkomen, de onderliggende oorzaak en de praktische oplossing.
| Fout | Waarom dit gebeurt | Praktische oplossing |
| Het hanteren van één nationaal tarief voor de sociale verzekering | Het hoofdkantoor gaat ervan uit dat China gecentraliseerd is; de financiële afdelingen kopiëren de tarieven van het ene filiaal naar het andere. | Zorg ervoor dat er per stad een tarieftabel wordt bijgehouden die elk jaar in januari en juli wordt bijgewerkt, wanneer de lokale bureaus hun basisbedragen herzien. |
| Buitenlandse werknemers ten onrechte als lokale werknemers indelen | Gebrek aan kennis over de afzonderlijke IIT-regels en verblijfstests voor houders van een niet-Chinees paspoort. | Controleer bij de indiensttreding en vervolgens elk jaar in januari of de werknemer in het land woont; behandel werknemers met belastingcompensatie apart. |
| Aannemers als werknemers uitbetalen (of omgekeerd) | Er wordt druk uitgeoefend om snel aan de slag te gaan; het hoofdkantoor past een freelancemodel toe dat niet bestaat binnen de Chinese arbeidswetgeving. | Maak gebruik van een werkgever die aan de voorschriften voldoet of een partner voor het beheer van aannemers die over de juiste vergunning beschikt. |
| Te late of onjuiste HPF-registratie | HPF wordt als facultatief beschouwd omdat het los van de sociale verzekering wordt beheerd. | Meld HPF tegelijkertijd met de sociale verzekeringen aan voor elke nieuwe onderneming en elke nieuwe werknemer. |
| Bonussen en aandelen als gewoon salaris behandelen | De fiscale voorkeursbehandeling van de jaarlijkse bonus wordt verkeerd begrepen of onjuist toegepast. | Simuleer beide berekeningsmethoden (afzonderlijk versus gecombineerd) vóór de betaling en leg de keuze vast. |
| Het jaarlijkse IIT-afstemming is overgeslagen | Het buitenlandse hoofdkantoor gaat ervan uit dat de maandelijkse bronheffing definitief is, net als in veel westerse rechtsgebieden. | Neem de afstemmingsperiode maart–juni op in uw jaarlijkse nalevingskalender. |
Overtredingen van de loonadministratievoorschriften in China komen zelden op zichzelf voor. Eén enkele verkeerd ingedeelde werknemer kan al aanleiding geven tot een belastingcontrole, waardoor vervolgens te weinig betaalde sociale premies aan het licht komen, wat op zijn beurt weer leidt tot een onderzoek door de arbeidsinspectie. De risico’s stapelen zich snel op.
Bij een typische onderneming met buitenlandse kapitaalparticipatie en twintig werknemers in twee steden zien we regelmatig dat het totale risico tussen de 800.000 CNY en 2,5 miljoen CNY ligt wanneer tijdens een onderzoek naar transferprijzen of een due diligence-onderzoek in het kader van een fusie of overname fouten in de historische loonadministratie in China aan het licht komen.
Zelfs ervaren werkgevers struikelen wel eens over de regionale factor. Enkele van de meest voorkomende fouten die werkgevers in China maken, zijn puur geografisch van aard:
Als u zich nog aan het verdiepen bent in het regelgevingskader voordat u personeel gaat aannemen, biedt onze gids over loonadministratie in China een gedetailleerd overzicht van de premie-indeling per stad, de verblijfsregels en de doorlooptijden bij het aannemen van personeel — lees deze gids voordat u uw bedrijfsstructuur definitief vaststelt.
De meeste buitenlandse werkgevers kunnen hun risico’s binnen één loonverwerkingscyclus drastisch verminderen door vijf processen aan te scherpen:
Het opzetten van een aan de voorschriften beantwoordende interne salarisadministratie in China duurt doorgaans zes tot twaalf maanden en vereist tweetalige specialisten die moeilijk te werven zijn. Voor de meeste buitenlandse bedrijven — met name die met minder dan vijftig werknemers in het land, of die de markt nog aan het verkennen zijn — is een Employer of Record (EOR) of een partner voor het beheer van de salarisadministratie aanzienlijk veiliger.
Een gerenommeerde EOR kan een nieuwe medewerker binnen drie tot vijf werkdagen in dienst nemen, tegenover zes tot twaalf weken bij het rechtstreeks opzetten van een rechtspersoon, en neemt de wettelijke werkgeversverplichtingen op zich met betrekking tot de inhouding van inkomstenbelasting (IIT), sociale verzekeringen, HPF en naleving van de arbeidswetgeving. Een aanbieder van beheerde salarisadministratie is een lichtere optie zodra u over een eigen rechtspersoon beschikt, maar de maandelijkse salarisverwerking wilt uitbesteden, met nauwkeurigheidsbenchmarks van meer dan 99,5 procent en rapportages die klaar zijn voor een audit.
Access Financial ondersteunt klanten met beide modellen, waarbij EOR-dekking op het Chinese vasteland, het beheer van zzp’ers voor kortlopende opdrachten en immigratieondersteuning voor gedetacheerden die een werkvergunning en verblijfsvergunning nodig hebben, worden gecombineerd met de opzet van de salarisadministratie.
De fouten die buitenlandse bedrijven in China op het gebied van salarisadministratie maken, vallen doorgaans onder een klein aantal terugkerende patronen: het toepassen van één nationaal socialeverzekeringspercentage in plaats van stadsspecifieke percentages, het verkeerd indelen van buitenlandse werknemers, het betalen van contractanten alsof ze freelancers zijn volgens een westers model, het verzuimen van de registratie bij het Woningbouwfonds, het onjuist toepassen van de belastingregeling voor de jaarlijkse bonus, en het vergeten van de voorjaarsafrekening van de inkomstenbelasting. Al deze fouten kunnen worden verholpen met een gestructureerde controle van de salarisadministratie op stadsniveau.
De werking van de salarisadministratie in China kan worden samengevat in vijf maandelijkse stappen: het brutosalaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden berekenen, de inkomstenbelasting inhouden via cumulatieve inhouding voor ingezetenen, de lokale socialeverzekerings- en HPF-bijdragen toepassen op de juiste grondslag, een aan de voorschriften beantwoordende loonstrook opstellen en het nettosalaris uitbetalen, en vervolgens de aangiften voor de inkomstenbelasting en de socialeverzekeringen vóór de deadline indienen bij de betreffende stadsbureaus. Elk voorjaar wordt de cyclus afgesloten met een jaarlijkse afstemming van de inkomstenbelasting.
De risico’s op het gebied van loonadministratie in China kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: belastingrisico’s (naheffingen van de inkomstenbelasting en dagelijkse toeslagen van 0,05 procent), verplichte sociale verzekeringen en aanvullende pensioenbijdragen (HPF), inclusief het werknemersaandeel, administratieve boetes tot drie keer het onbetaalde bedrag, en reputatieschade bij lokale belasting- en arbeidsinstanties, wat gevolgen heeft voor toekomstige aangiften, visumverlengingen en betalingen naar het buitenland. Voor een middelgrote buitenlandse werkgever kan het totale risico oplopen tot enkele miljoenen yuan.