Sistema de gestión de proveedores (VMS)
Es la plataforma de software en la que se gestionan los programas de personal temporal: solicitudes de empleo, propuestas de candidatos por parte de los proveedores, tarifas, hojas de asistencia, facturación y documentos de cumplimiento normativo, todo ello en un único sistema. Un VMS suele ser gestionado por el cliente o por su proveedor de servicios gestionados (MSP).
¿Por qué se ejecutan los programas en un VMS?
El valor reside en un único registro auditable: qué proveedor presentó a quién, con qué margen de beneficio, quién aprobó la tarifa, qué documentos de cumplimiento se recopilaron y cuánto costó cada hora. Ese registro es lo que permite aplicar a gran escala los límites de permanencia, las comprobaciones de licencias y las normas de igualdad salarial, y es lo primero que se solicita en las auditorías fiscales y laborales.
Para los proveedores y los socios de recursos humanos, la integración con el VMS se está convirtiendo cada vez más en una condición imprescindible para hacer negocios con clientes empresariales: las hojas de asistencia y las facturas pasan por la plataforma, no la eluden.
Términos relacionados: MSP, personal temporal
Preguntas frecuentes
¿Necesito un VMS y un MSP?
Cada uno se encarga de una parte: el VMS es el sistema y el MSP es la gestión. Los programas más pequeños a veces utilizan un VMS autogestionado; los grandes combinan ambos. Sin ninguno de los dos, los datos sobre el personal temporal se acumulan en bandejas de entrada y hojas de cálculo, y así es como aumentan los gastos no autorizados y las deficiencias en el cumplimiento normativo.
¿Cuánto cuesta un VMS?
Por lo general, se trata de un porcentaje del gasto gestionado a través de la plataforma —normalmente inferior al 1 %— que corre a cargo del cliente o se financia mediante las comisiones de los proveedores. La verdadera inversión no reside en el coste de la licencia, sino en el esfuerzo de implementación: la configuración adecuada de las tarifas, los procesos de aprobación y la incorporación de proveedores lleva semanas.