Reembolso de gastos
Consiste en el reembolso de los gastos en que incurren los empleados por motivos de trabajo —desplazamientos, equipamiento, atenciones a clientes— previa presentación de recibos o según baremos aprobados. Si se gestiona correctamente, está exento de impuestos para el empleado y es deducible para el empresario; si se gestiona de forma poco rigurosa, pasa a considerarse salario sujeto a impuestos y da lugar a una irregularidad en una inspección fiscal.
Normas de política que superan las auditorías
Reembolsa los gastos reales, documentados y con fines profesionales —con los recibos adjuntos, el responsable de la aprobación identificado y los límites por categoría publicados—. Cuando existan dietas fijas (dietas diarias, tarifas por oficina en casa y por kilómetro recorrido), utiliza las cifras oficiales; cuando no las haya, detalla los gastos. Los pagos recurrentes de «gastos» en cantidades redondas sin justificantes se consideran, en la mayoría de los sistemas fiscales, una forma de salario.
En el caso de los contratistas, los gastos deben incluirse en la tarifa comercial o en la factura de servicios; el reembolso a los contratistas, al igual que a los empleados, añade un indicador de integración al panorama de la clasificación. Véase «dietas».
Preguntas frecuentes
¿Podemos deducir los gastos de la oficina en casa sin que estén sujetos a impuestos?
Actualmente, muchos países ofrecen ayudas fijas para el teletrabajo o reembolsos exentos de impuestos (equipamiento, cuotas de Internet) con límites máximos anuales; otros gravan cualquier importe que supere los préstamos para equipamiento. Las normas posteriores a 2020 se han establecido de forma diferente en cada estado; consulta los límites del año en curso en lugar de basarte en lo que recuerdas de la época de la pandemia.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros de gastos?
En el caso de los registros de nóminas y contabilidad, el plazo suele ser de entre 5 y 10 años, dependiendo del país. Los recibos digitales gozan de una amplia aceptación siempre que su almacenamiento sea a prueba de auditorías; lo que se exige es la reproducibilidad, no el soporte en papel.