Una pregunta habitual que recibimos en Access Financial es dónde deben pagarse los impuestos sobre las nóminas cuando se trabaja en el extranjero a través de una sociedad limitada del Reino Unido o de otro país de origen. La respuesta sincera es: depende. El resultado depende del país en el que se trabaje, la duración de la asignación, el convenio de doble imposición pertinente y de si la empresa ha establecido una presencia fiscal a nivel local. Este artículo repasa las normas clave, los riesgos prácticos de incurrir en errores y cómo planificar un acuerdo contractual en el extranjero que cumpla con la normativa.
Respuesta rápida: cómo funcionan las cotizaciones sociales al contratar en el extranjero
Antes de entrar en detalles, aquí tienes una breve explicación de cómo se calculan normalmente las cotizaciones sociales en el extranjero cuando un autónomo opera a través de una sociedad limitada:
Lugar de prestación del trabajo: el país en el que se presta el trabajo tiene prioridad a la hora de recaudar el impuesto sobre las nóminas correspondiente a los ingresos obtenidos por las tareas realizadas dentro de sus fronteras.
La norma de los 183 días: un destino de corta duración puede seguir estando sujeto a tributación únicamente en el país de origen, pero solo si se cumplen todas las condiciones del artículo del convenio (no solo el recuento de días).
Residencia del empleador: el empleador del país de origen no debe residir en el país de destino y los gastos no deben correr a cargo de un establecimiento permanente local.
Riesgo de establecimiento permanente: una vez que la empresa tiene presencia fiscal en el país de trabajo, normalmente debe pagar el impuesto sobre las nóminas en dicho país desde el primer día.
Honorarios de los consejeros y Seguridad Social: a menudo se rigen por normas distintas a las de los ingresos por trabajo por cuenta ajena, y los autónomos suelen pasarlas por alto.
En la práctica, la planificación fiscal en materia de contratación en el extranjero rara vez fracasa por un único motivo: fracasa cuando se cumple uno de estos elementos, pero no los demás. En el resto de este artículo se analizan cada uno de ellos.
Cómo determinan los convenios de doble imposición dónde se pagan las cotizaciones sociales
Sin un convenio para evitar la doble imposición (CDI), un trabajador por cuenta ajena que trabaje en el extranjero correría el riesgo de pagar dos veces el impuesto sobre las nóminas internacionales: una vez en el país de trabajo, donde se realizan físicamente las prestaciones, y otra vez en el país de origen, donde residen tanto la empresa como la persona física. Para evitarlo, la mayoría de los países firman CDI basados en el Modelo de Convenio Fiscal de la OCDE. Estos tratados reparten los derechos de imposición entre los dos Estados para diferentes categorías de rentas: rentas del trabajo, honorarios de consejeros, beneficios empresariales, etc.
Para ilustrar cómo funciona esto en la práctica, en el resto de este artículo se utiliza el convenio de doble imposición entre el Reino Unido y Francia como ejemplo práctico. La mayoría de los convenios de la OCDE siguen un patrón muy similar, aunque la redacción y las condiciones concretas varían siempre según el convenio, por lo que deben consultarse en función de los países específicos implicados.
Artículo 15 — Rentas del trabajo y la regla de los 183 días
El artículo 15 del modelo de la OCDE —y de la mayoría de los convenios de doble imposición que lo siguen— se refiere a los sueldos, salarios y remuneraciones similares pagadas a los empleados. En este artículo, son tres breves principios los que desempeñan la mayor parte de la función:
Norma general. Los ingresos por trabajo por cuenta ajena están sujetos a impuestos en el país en el que se prestan los servicios.
Excepción del país de origen. Los ingresos pueden seguir estando sujetos a tributación únicamente en el país de origen si el destino es de corta duración y la empresa no tiene una presencia significativa en el país de destino.
Excepciones. Ciertas categorías especiales , como los trabajadores del transporte internacional y los puestos directivos en empresas extranjeras, se rigen por sus propias normas.
Importante: la regla de los 183 días está sujeta a condiciones. Es habitual oír a los contratistas afirmar que una sociedad limitada sujeta al impuesto sobre nóminas en el extranjero solo está sujeta a impuestos en el país de origen si la estancia es inferior a 183 días. Eso no es del todo correcto. Según lo dispuesto en el artículo 15, deben cumplirse las tres condiciones siguientes para que el país de origen conserve los derechos exclusivos de tributación:
El contratista permanece en el país donde se realizan los trabajos durante un máximo de 183 días en el período de 12 meses o en el ejercicio fiscal correspondiente (el período de referencia exacto depende del convenio).
La remuneración la abona, o la abona en su nombre, un empleador que no es residente en el país de trabajo.
La remuneración no corre a cargo de un establecimiento permanente que el empleador tenga en el país de trabajo.
Si no se cumple siquiera una de estas condiciones —por ejemplo, si la empresa crea un establecimiento permanente o si el coste se repercute a una entidad local—, el país de destino puede gravar los ingresos por trabajo desde el inicio del destino, independientemente del recuento de días. Este es uno de los errores más comunes en materia de residencia fiscal a la hora de contratar en el extranjero, y las consecuencias (impuestos atrasados, intereses y sanciones) pueden ser considerables.
Para conocer la redacción jurídica exacta en cada caso concreto, se debe consultar directamente el artículo correspondiente del convenio de doble imposición, a ser posible con la ayuda de un especialista en materia fiscal y de cumplimiento normativo.
Artículo 16 — Los honorarios de los consejeros y por qué se tratan por separado
El artículo 16 se refiere a los honorarios de los consejeros y otros pagos similares abonados a un miembro del consejo de administración de una sociedad residente en otro Estado. La norma aquí es notablemente diferente de la del artículo 15.
Lo que importa es dónde está la empresa, no dónde estás tú. Los honorarios de los consejeros pueden tributar en el país en el que reside la empresa pagadora, aunque el consejero tenga su domicilio en otro lugar.
No existe una exención automática de 183 días. A diferencia de los ingresos por trabajo por cuenta ajena, el recuento de los días de presencia del consejero no suele eximir al país de trabajo del derecho a gravar los honorarios.
Se aplican excepciones específicas de cada convenio. Algunos convenios limitan el ámbito de aplicación del artículo 16 a los honorarios percibidos como miembro del consejo de administración; el salario percibido por el desempeño de funciones ejecutivas puede estar regulado, en cambio, por el artículo 15.
En el caso de un contratista que sea el único administrador y accionista de una sociedad limitada que opera en el extranjero, es aquí donde entra en juego la tributación de los honorarios de los administradores en el extranjero. Si la sociedad limitada abona honorarios a los administradores, es posible que el país de destino tenga derecho a gravar dichos honorarios, y puede que sea necesario declarar esos mismos ingresos en el país de origen, aplicando las desgravaciones previstas en los convenios de doble imposición. La distinción entre salario y honorarios de los administradores siempre debe revisarse antes, y no después, de que comience el destino.
Comparación: ingresos de los empleados frente a honorarios de los consejeros frente a capital privado
La tabla siguiente resume, a grandes rasgos, cómo se suelen tratar las tres fuentes de ingresos más habituales de un contratista que trabaja a través de una sociedad limitada en el extranjero. Se trata de una visión general simplificada; los resultados reales dependen de la redacción del convenio de doble imposición (CDI) correspondiente y de la normativa local.
Tipo de ingresos
Dónde se grava habitualmente
¿Un respiro de 183 días?
Qué hay que comprobar
Ingresos por trabajo por cuenta ajena (salario)
País de trabajo, salvo que se cumplan todas las condiciones del artículo 15
Sí, siempre que se cumplan todas las condiciones (residencia del empleador, ausencia de establecimiento permanente, recuento de días).
Redacción del tratado, residencia del empleador, condición de establecimiento permanente, recuento de días
Honorarios de los consejeros
País de residencia de la empresa pagadora (a menudo, el país de trabajo si se produce un establecimiento permanente)
Por lo general, no: la duración de la estancia suele ser irrelevante.
Si los ingresos proceden de honorarios o de un sueldo; excepciones previstas en los convenios
Una vez que existe un establecimiento permanente
País de destino, desde el primer día del destino
No
Lugar de gestión, establecimiento fijo, agentes dependientes
Establecimiento permanente y exposición fiscal en materia de nóminas
Un establecimiento permanente (EP) es el concepto más importante para cualquier contratista que planifique el cumplimiento de las obligaciones fiscales de una sociedad limitada en el extranjero. Una vez que la empresa cuenta con un EP en el país de destino, el equilibrio fiscal entre el país de origen y el de destino cambia por completo. Tanto los impuestos sobre el trabajo como los impuestos de sociedades pueden ser exigibles a nivel local, a menudo desde el primer día mismo de la asignación.
¿Qué se considera un establecimiento permanente?
Según la mayoría de los convenios al estilo de la OCDE, un establecimiento permanente es un lugar fijo de actividad a través del cual se llevan a cabo, total o parcialmente, las actividades de la empresa. Entre los ejemplos típicos se incluyen:
Un lugar de gestión (esta es la trampa en la que caen la mayoría de las sociedades unipersonales en el extranjero).
Una sucursal u oficina.
Una fábrica, un taller, una mina, una cantera o cualquier instalación fija similar.
Un proyecto de construcción o instalación de larga duración (a menudo de más de 12 meses).
Un agente dependiente que suele celebrar contratos en nombre de la empresa.
Las actividades de carácter puramente preparatorio o auxiliar —almacenamiento, exposición, simple entrega, estudios de mercado— no suelen dar lugar por sí solas a un establecimiento permanente.
Por qué las sociedades de responsabilidad limitada unipersonales están especialmente expuestas
Si el contratista es el único administrador y accionista, el contratista es, en la práctica, la dirección de la empresa. Cuando el contratista se traslada al país de trabajo y dirige el negocio desde allí durante un período prolongado, la autoridad fiscal de dicho país puede alegar que el lugar de dirección —y, por lo tanto, un establecimiento permanente— se ha trasladado junto con el contratista.
No todas las autoridades fiscales aceptarán este argumento, ni todas lo harán al mismo tiempo. Sin embargo, si se establece un establecimiento permanente con carácter retroactivo, el contratista puede enfrentarse a una reclamación fiscal en el país de destino, además de intereses y sanciones sobre las cotizaciones sociales que se pagaron (innecesariamente) en su país de origen. Por lo tanto, una planificación fiscal prudente en materia de cotizaciones sociales para establecimientos permanentes recomienda gestionar la nómina local en el país de destino cuando el destino tenga una duración superior a unos pocos meses y la función sea verdaderamente operativa. En el caso de asignaciones más largas, recurrir a un «empleador oficial» (Employer of Record) o a la gestión local de la nómina suele eliminar por completo el riesgo.
Seguridad social, convenios de totalización y el certificado A1
El impuesto sobre la nómina es solo una parte del panorama. Las cotizaciones a la Seguridad Social constituyen una obligación independiente con sus propias normas, y suelen pasarse por alto a la hora de planificar dónde pagar impuestos cuando se trabaja en el extranjero.
Norma general. Normalmente, la Seguridad Social se abona en el país en el que se realiza físicamente el trabajo, incluso si el trabajador sigue siendo residente fiscal en su país de origen.
UE/EEE y Reino Unido. Las normas de coordinación permiten que un trabajador contratado en régimen de desplazamiento temporal (a menudo de hasta 24 meses) siga afiliado al sistema de la Seguridad Social de su país de origen, siempre que se cumplan las condiciones y se obtenga con antelación el certificado correspondiente (A1 en la UE/EEE; equivalentes en los casos de desplazamiento entre el Reino Unido y la UE).
Acuerdos bilaterales de totalización. Fuera del marco de la UE, el Reino Unido y muchos otros países cuentan con acuerdos bilaterales de seguridad social que permiten que los trabajadores en desplazamiento temporal sigan estando cubiertos en su país de origen mediante un certificado de cobertura.
No existe ningún acuerdo. Cuando no hay acuerdo, el contratista y la empresa pueden estar sujetos al pago de cotizaciones a la Seguridad Social en ambos países, a veces de forma simultánea.
Es fundamental tener en cuenta que la norma de los 183 días para el impuesto sobre la renta no es la misma que la normativa de la Seguridad Social. Aunque el colaborador siga siendo residente fiscal en su país de origen en virtud del artículo 15, la afiliación a la Seguridad Social puede pasar a corresponderse con el país de destino si no se dispone de un certificado A1 o equivalente. Las empresas que gestionan habitualmente las cotizaciones sociales de los colaboradores en el extranjero tratan la Seguridad Social y las cotizaciones sociales como dos procesos independientes que deben coordinarse antes de que comience la asignación.
Lista de comprobación práctica sobre el cumplimiento normativo antes de comenzar el trabajo
La siguiente lista de comprobación recoge los aspectos que, con mayor frecuencia, determinan si el cumplimiento de las obligaciones fiscales de una sociedad limitada al trabajar en el extranjero —y el cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de nóminas de los contratistas en el extranjero— se desarrolla sin problemas o se complica en caso de inspección. Recomendamos revisarla antes de firmar el contrato, no después.
Duración de la estancia. ¿Cuántos días pasará el contratista en el país de trabajo y durante qué periodo de referencia (12 meses consecutivos, año natural, ejercicio fiscal)?
Tipo de función. ¿Los ingresos proceden de un salario por trabajo por cuenta ajena, de honorarios de consejeros o de una combinación de ambos? Cada uno de ellos se trata de forma diferente en el convenio de doble imposición.
Artículos pertinentes del convenio de doble imposición. ¿Se ha leído el convenio real entre ambos países —y no solo el modelo de la OCDE—, incluidos los artículos 5 (establecimiento permanente), 15 (empleo) y 16 (administradores)?
Riesgo de establecimiento permanente. ¿Dónde se encuentra el centro de dirección? ¿Firmará el contratista los contratos en el país donde se realizan los trabajos? ¿Existe un local fijo de negocio?
Registro de nóminas. ¿Debe la empresa registrarse como empleador extranjero en el país de trabajo y gestionar las retenciones fiscales locales sobre las nóminas?
Seguridad social. ¿Es necesario presentar un certificado A1 o un certificado de cobertura? ¿Se ha solicitado con antelación a la fecha de inicio?
Trámites y notificaciones locales. ¿Qué declaraciones de la renta, trámites relacionados con las nóminas y notificaciones de inmigración se exigen a nivel local durante y después del destino?
Documentación. ¿Son los contratos, las facturas, las actas de la junta directiva y las hojas de asistencia coherentes con la posición fiscal adoptada?
En el caso de acuerdos transfronterizos complejos, nuestro equipo revisa esta lista de comprobación junto con los clientes como parte de una revisión integrada del cumplimiento normativo fiscal y jurídico, además de ofrecer asistencia en la gestión de nóminas y en materia de inmigración cuando sea necesario.
Resumen
Los impuestos sobre las nóminas en el caso de la contratación en el extranjero suelen venir determinados por el país de trabajo, las normas fiscales sobre las nóminas establecidas en el convenio de doble imposición pertinente y la existencia o no de un establecimiento permanente.
La norma de los 183 días solo protege la situación fiscal del país de origen cuando se cumplen todas las condiciones del artículo del convenio, incluidas la residencia del empleador y la ausencia de un establecimiento permanente (PE) local.
Por lo general, los honorarios de los consejeros no se acogen a la exención de los 183 días; suelen tributar en el lugar donde tiene su residencia la empresa pagadora o donde se prestan los servicios.
Un establecimiento permanente puede trasladar el impuesto sobre las nóminas al país de trabajo desde el primer día y constituye el mayor riesgo para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonales.
La Seguridad Social se rige por normas distintas; a menudo es imprescindible disponer de un certificado A1 o de un acuerdo de totalización para evitar tener que cotizar en dos países.
Una lista de comprobación práctica que abarque la duración, la función, el convenio de doble imposición (DTA), el establecimiento permanente (PE), la nómina y la Seguridad Social es la forma más fiable de gestionar los impuestos sobre nóminas relacionados con la regla de los 183 días y los riesgos asociados antes de que se conviertan en liquidaciones.
Preguntas frecuentes
¿Dónde deben pagarse las cotizaciones sociales cuando se contrata en el extranjero?
Los impuestos sobre las nóminas suelen determinarse en función del lugar donde se realiza el trabajo, la residencia fiscal del trabajador, la residencia del empleador, la duración del destino y el convenio de doble imposición correspondiente. Por regla general, el país en el que se realiza el trabajo tiene el derecho principal a gravar los ingresos por trabajo por cuenta ajena, pero un destino de corta duración puede seguir estando sujeto a tributación únicamente en el país de origen si se cumplen todas las condiciones del artículo del convenio. Comprueba siempre el convenio de doble imposición específico antes de iniciar el destino.
¿En qué consiste la norma de los 183 días en relación con el impuesto sobre las nóminas?
La norma de los 183 días en materia de impuestos sobre las nóminas se utiliza habitualmente en los convenios de doble imposición para determinar si los ingresos por trabajo por cuenta ajena pueden seguir estando sujetos a tributación únicamente en el país de origen durante un desplazamiento de corta duración. Por lo general, el trabajador no debe permanecer más de 183 días en el país de destino durante un período determinado, la empresa no debe ser residente en dicho país y los gastos no deben correr a cargo de un establecimiento permanente local. La redacción exacta y las condiciones varían en función del convenio.
¿Se aplica la norma de los 183 días a los honorarios de los consejeros?
Los honorarios de los consejeros y la norma de los 183 días no suelen interactuar de la misma manera que los ingresos por trabajo por cuenta ajena. Los honorarios de los consejeros suelen estar sujetos a impuestos en el país en el que reside la empresa pagadora o en el que se desempeñan las funciones del consejo de administración, independientemente del número de días que el consejero pase en el país. Muchos convenios otorgan al país de origen un derecho de imposición claro sobre los honorarios de los consejeros, por lo que, por lo general, estos no se benefician del mismo período de gracia de 183 días que el salario ordinario.
¿Cómo afecta el establecimiento permanente al impuesto sobre las nóminas?
El establecimiento permanente y las cotizaciones sociales están estrechamente relacionados. Si una empresa crea un establecimiento permanente en el país de destino, las cotizaciones sociales y otras obligaciones del empleador pueden ser exigibles en dicho país desde el inicio de la asignación, incluso si, en otras circunstancias, el contratista hubiera podido acogerse a la exención de los 183 días. Un establecimiento permanente suele derivarse de un lugar fijo de negocio, un centro de dirección o un agente dependiente. Los contratistas que sean únicos administradores deben prestar especial atención al lugar en el que se gestiona efectivamente la empresa.
¿Se pueden tener que pagar cotizaciones sociales en dos países?
El impuesto sobre las nóminas en dos países puede darse cuando tanto el país de residencia como el de trabajo reclaman derechos de tributación sobre los mismos ingresos. Los convenios de doble imposición están diseñados para reducir este riesgo mediante la asignación de los derechos de tributación y el establecimiento de mecanismos de alivio fiscal, como exenciones o créditos. No obstante, los autónomos deben comprobar el registro local de las nóminas, las obligaciones en materia de Seguridad Social y las normas de declaración en cada país, ya que, en la práctica, una falta de sincronización o la ausencia de certificados pueden dejarles en una situación de vulnerabilidad.
¿Cómo afectan los convenios de doble imposición a las cotizaciones sociales?
Los convenios de doble imposición y los impuestos sobre las nóminas están vinculados por las normas que cada convenio establece para los ingresos por trabajo, los honorarios de los consejeros y los beneficios empresariales. Los convenios de doble imposición determinan qué país tiene los derechos de tributación primarios, cuál tiene la obligación de conceder desgravaciones y cómo se tratan los destinos temporales. Pueden evitar la doble imposición, pero el resultado depende de la redacción concreta del convenio y de las circunstancias del destino, por lo que el análisis del convenio debería formar parte de cualquier plan de contratación transfronteriza.
