La gestión de las nóminas en Bélgica puede plantear dificultades a las empresas internacionales. El uso de varias lenguas oficiales a nivel regional puede generar problemas de comunicación y retrasos a la hora de tratar con las autoridades. Además, la normativa en materia de nóminas es bastante compleja.
Un aspecto destacable de la complejidad de las nóminas en Bélgica es la variación en las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de las empresas. Estas cotizaciones varían significativamente en función del tamaño de la empresa y de los convenios colectivos vigentes.
Configuración de la nómina en Bélgica
Antes de gestionar las nóminas en Bélgica, las empresas deben cumplir varios requisitos administrativos. El primer paso es registrarse como empleadores en la Oficina Nacional de la Seguridad Social (NSSO), que se encarga de recaudar las cotizaciones sociales. Este registro puede realizarse por correo electrónico, por carta o a través de un portal en línea.
Los empleadores deben contratar un seguro de accidentes de trabajo que entre en vigor el primer día laborable de su primer empleado o antes. Además, deben registrarse en el Servicio Público Federal de Finanzas para retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados.
Tras registrarse ante la Seguridad Social y las autoridades fiscales, los empleadores están obligados a presentar una declaración electrónica de contratación (DIMONA) para los nuevos empleados y a notificar la salida de cada empleado que abandone la empresa. Las nuevas contrataciones se añadirán a la base de datos electrónica, lo que sustituye a la obligación anterior de mantener un registro físico de personal.
Los empleadores internacionales no necesitan constituir una entidad jurídica local en Bélgica para contratar y gestionar las nóminas, pero deben cumplir los mismos procesos de registro y declaración que los empleadores locales. Esto puede lograrse nombrando a un representante local o colaborando con un proveedor local de servicios de nóminas. Los pagos a las autoridades también pueden realizarse desde una cuenta bancaria en el extranjero.
El impuesto sobre la renta y la Seguridad Social en Bélgica
Bélgica cuenta con un sólido sistema de seguridad social financiado mediante las cotizaciones tanto de los empresarios como de los trabajadores. Este sistema da cobertura automáticamente a los trabajadores y ofrece amplias prestaciones, como pensiones, asistencia sanitaria, ayudas por discapacidad, prestaciones por desempleo y prestaciones familiares.
El impuesto sobre la renta es progresivo y cuenta con cuatro tipos impositivos diferentes, llegando el más alto al 50 %.
Los residentes en Bélgica tributan por sus ingresos globales, mientras que los no residentes solo tributan por los ingresos procedentes de Bélgica. No obstante, los tipos impositivos son los mismos tanto para residentes como para no residentes. Los ingresos por trabajo por cuenta ajena se gravan con cuatro tipos impositivos:
Existe una deducción personal por ingresos no imponibles de 10 570 euros para 2024, que aumenta si el empleado tiene hijos. Además, se pueden deducir determinados gastos relacionados con el trabajo y de otro tipo.
Los residentes también deben pagar impuestos municipales, además del impuesto nacional sobre la renta, que pueden variar entre el 0 % y el 9 % del impuesto adeudado, en función del municipio de residencia. Los no residentes sujetos al impuesto sobre la renta belga deben pagar un tipo fijo del 7 %.
Existen otras ventajas fiscales, siempre que los ingresos imponibles en Bélgica constituyan al menos el 75 % de los ingresos totales percibidos.
En 2024, el Gobierno belga introdujo un nuevo marco fiscal para los expatriados, que permite a los empleados y directivos que vienen a trabajar a Bélgica recibir un reembolso exento de impuestos de determinados gastos relacionados con el trabajo, hasta un 30 % de su salario base, con un límite máximo de 90 000 euros. Este nuevo régimen fiscal entró en vigor en enero de 2022.
Retenciones fiscales y declaraciones
Las empresas tienen varias obligaciones en relación con el impuesto sobre la renta de sus empleados. La empresa es responsable de calcular con precisión y retener el importe correcto del impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados, así como de remitirlo a la autoridad fiscal correspondiente. Los pagos de impuestos pueden realizarse mensualmente o trimestralmente, y los pagos mensuales suelen vencerse el día 15 del mes siguiente. Si el total anual del impuesto sobre la renta retenido es inferior a 41 700 euros, el empleador puede optar por pagos trimestrales.
Al realizar los pagos a la autoridad fiscal, debe presentarse una declaración trimestral en la que se detallen los ingresos imponibles y el impuesto sobre la renta retenido. Los empleadores también deben preparar una hoja de datos fiscales anual para cada empleado, que debe presentarse tanto a la autoridad fiscal como al propio empleado.
Los empleados están obligados a presentar sus declaraciones de la renta utilizando la información de sus hojas de datos fiscales anuales antes del 30 de junio del año siguiente. Es importante señalar que los empleados casados (o aquellos que convivan oficialmente) deben presentar una declaración conjunta, aunque sus ingresos se graven por separado. El ejercicio fiscal en Bélgica va del 1 de enero al 31 de diciembre.
Cotizaciones a la Seguridad Social
El único impuesto sobre las nóminas que los empresarios deben retener de los salarios de los empleados, aparte del impuesto sobre la renta, es la parte que corresponde al empleado de las cotizaciones a la Seguridad Social.
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