Número de identificación fiscal (NIF)
Es el identificador que una autoridad fiscal asigna a una persona o empresa, y que sirve de referencia para la gestión de nóminas y la presentación de declaraciones. Cada país lo denomina de forma diferente (número NI, Steuer-ID, función fiscal del número AHV, Emirates ID, etc.), y recabar los identificadores correctos durante el proceso de incorporación es un requisito previo para realizar las retenciones de forma correcta.
Los números de identificación fiscal (NIF) en las operaciones laborales
El departamento de nóminas necesita el NIF del empleado para las retenciones y la declaración de fin de año; los bancos y las autoridades cotejan cada vez más los pagos con los números de identificación, y el intercambio internacional de información (marcos CRS y DAC) se basa en los NIF. La falta de un número de identificación o un número incorrecto da lugar a tipos de retención por defecto —normalmente punitivos— y al bloqueo de las declaraciones.
Durante el proceso de incorporación se debe recabar y validar el NIF local; en el caso de las contrataciones transfronterizas, hay que tener en cuenta que cada persona tiene un NIF por cada país en el que tiene obligación fiscal: el NIF del país de origen no sustituye al del país de acogida.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si un nuevo empleado aún no dispone de un NIF local?
La mayoría de los sistemas permiten iniciar la relación laboral mientras se tramita el documento de identidad, aplicando los códigos fiscales predeterminados o las tarifas de emergencia hasta que se reciba dicho documento, para luego realizar las correcciones con carácter retroactivo. Incorpora esta aplicación desde el primer día de incorporación; las tarifas de emergencia que se mantienen activas durante meses son una fuente habitual de pagos en exceso.
¿El TIN es lo mismo que el número de la Seguridad Social?
En algunos países, un mismo número sirve para ambos fines (como es el caso del número AHV suizo, de uso generalizado); en otros, se mantienen números de identificación fiscal y de la Seguridad Social distintos (el Steuer-ID y el SV-Nummer en Alemania). Los sistemas de gestión de nóminas deben establecer qué número se asigna a cada canal de presentación de información en cada país.