Nómina
Es el documento que reciben los empleados en cada período de pago y en el que se detallan el salario bruto, las deducciones desglosadas y el importe neto a cobrar. La mayoría de los países exigen la emisión de nóminas y establecen los contenidos mínimos que deben incluir; además, constituyen la base documental para la tramitación de permisos, préstamos, auditorías y cálculos de fin de servicio.
Por qué las nóminas son importantes más allá del día de pago
Las nóminas son el documento fundamental para el cumplimiento de la normativa laboral: las autoridades de inmigración las solicitan para la renovación de permisos, los bancos para conceder préstamos, los inspectores de trabajo para comprobar los salarios, y las fórmulas de cálculo de las gratificaciones o indemnizaciones por despido se basan en los datos que figuran en ellas. Los errores se acumulan: un salario base incorrecto distorsiona silenciosamente todos los cálculos posteriores.
Los formatos son específicos de cada país: la compleja estructura normativa de Francia, las partidas correspondientes al 13.º sueldo y a la retención en origen de Suiza, y la distinción entre salario base y complementos en los países del Golfo. La entrega electrónica goza de una amplia aceptación, siempre que se cuente con el consentimiento de los empleados y se garantice un almacenamiento a prueba de auditorías.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debe incluir legalmente una nómina?
Por lo general: datos identificativos del empleador y del empleado, período, salario bruto desglosado por conceptos, cada retención con su base, cotizaciones del empleador en algunos estados, salario neto y fecha de pago. En varios países se añaden las cifras acumuladas del año hasta la fecha y los saldos de vacaciones. La regla de oro: nóminas en formato local elaboradas por un departamento de nóminas competente a nivel local, no una plantilla de la sede central.
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar las nóminas?
Las normas de conservación de los registros de nóminas suelen ser de entre 5 y 10 años, dependiendo del país y del tipo de documento. Los empleados deben conservar sus propias copias de forma indefinida, ya que las solicitudes de pensión y de indemnizaciones, incluso décadas más tarde, siguen basándose en las antiguas nóminas.