- La prueba de los gastos de los empleados
- La prueba de los gastos de la sociedad limitada
- Alerta de dualidad
- Gastos de los autónomos
Pregunta del contratista: ¿En qué medida se considerarían gastos profesionales legítimos los gastos de viaje, alojamiento y manutención incurridos para desplazarse a París y durante la estancia en dicha ciudad, en el marco de un viaje de carácter profesional en el que no se realiza ningún trabajo propiamente dicho?
Respuesta del experto: Gracias por la pregunta. Supongo que eres residente fiscal en el Reino Unido. No sé si eres un empleado, un administrador de tu sociedad limitada (o«Personal Service Company») o un trabajador autónomo individual. La respuesta variará según cada caso.
La prueba de los gastos de los empleados
Supongamos que eres un empleado. Las normas relativas a las deducciones fiscales establecen que el gasto debe ser «total, exclusiva y necesariamente relacionado con el empleo», lo que tiene varias implicaciones, ya que las disposiciones son mucho menos flexibles que en los otros dos supuestos posibles (si eres unasociedad limitadao un autónomo).
Las únicas formas de garantizar que gastos como estos sean deducibles fiscalmente, en tu caso como empleado, son que sea tu empresa la que corra con el gasto o que tu contrato de trabajo establezca que eres tú quien debe hacerse cargo de dichos costes.
La prueba de los gastos de la sociedad limitada
A continuación, veamos el caso en el que eres director de tu propia sociedad limitada. Las empresas pueden solicitar una deducción porlos gastosempresariales que sean «íntegramente y necesariamente» necesarios para establecer o mantener la actividad comercial. Como puedes ver, este concepto es mucho más amplio, ya que ha desaparecido el término «exclusivamente».
Según las normas sobre gastos de la empresa, tampoco existe la restricción relativa al «empleo», lo que significa que incluso se puedenrecuperar los gastos anteriores a la constitución de la sociedad.
Compárese esto con un anuncio de empleo que un posible empleado pudiera publicar para un puesto. ¡Ese anuncio no sería admisible porque, en el momento en que se incurrió en el gasto, no existía ningún empleo!
Alerta de dualidad
Pero los contratistas —y tú mismo— debéis tener en cuenta otro método mediante el cual la Agencia Tributaria puede rechazar gastos, y que tiene que ver con la «dualidad de finalidad».
Si la HMRC considera que el gasto que estás reclamando tenía un interés privado, puede decidir que dicho gasto no se destinó exclusivamente a la actividad comercial, lo que plantea una duda: ¿debería denegarse la reclamación por completo o reducirse en función del componente privado?
Gastos de los autónomos
Por último, si trabajas por cuenta propia, debes declarar los gastos en tudeclaración de la renta. En este caso, ¡ten en cuenta que unos gastos elevados o inusuales pueden llamar la atención de cualquier inspector de la HMRC que la revise! Si te preguntan, tendrás que demostrar que el viaje fue efectivamente un viaje de negocios serio y no una «escapada» que quieras que subvencione la HMRC.
El experto era Kevin Austin, contable colegiado y director general deAccess Financial.