Evitar errores en la gestión de nóminas en China es uno de los aspectos más difíciles de la expansión a la República Popular, ya que el país combina un sistema de seguridad social fragmentado con una aplicación estricta de la normativa fiscal y una legislación laboral en constante evolución. Esta guía explica cómo funciona realmente la gestión de nóminas en China en la práctica, los errores más comunes que cometen los empleadores extranjeros, los riesgos de incumplimiento que conlleva cada error y las medidas prácticas que pueden adoptar sus equipos de finanzas, recursos humanos y movilidad internacional para garantizar que la gestión de nóminas en China sea precisa, legal y esté preparada para una auditoría.
La gestión de las nóminas en China no consiste simplemente en ingresar un salario mensual en una cuenta bancaria. Cada empresario debe retener el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IIT), calcular y abonar las cotizaciones a la Seguridad Social y al Fondo de Previsión para la Vivienda (HPF), presentar informes mensuales a la oficina tributaria local y conciliar el IIT anual de cada empleado en la primavera del año siguiente. Cada uno de estos pasos tiene sus propios plazos, su propio canal de presentación y su propio régimen de sanciones.
La característica más destacada de la gestión de nóminas en China es que casi todas las normas se establecen a nivel municipal. Las tasas de cotización, las bases mínimas y máximas de la seguridad social, los porcentajes del Fondo de Previsión de la Salud (HPF) e incluso el formato de las nóminas obligatorias pueden variar entre Shanghái, Pekín, Shenzhen, Chengdu y una ciudad de tercer nivel de Anhui. Una empresa extranjera que aplique los mismos cálculos de nóminas en todas sus sucursales, por definición, cometerá algún error en algún lugar.
Además, los extranjeros que trabajan en China están sujetos a un régimen del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IIT) parcialmente diferente, a criterios de residencia distintos y a un trato especial en lo que respecta a determinadas prestaciones durante un período transitorio que se ha prorrogado en varias ocasiones. Confundir la normativa aplicable a los empleados locales con la aplicable a los expatriados es una de las formas más rápidas de cometer errores como empresario en China que solo salen a la luz durante una inspección fiscal.
Tras haber trabajado con empresas con inversión extranjera, oficinas de representación y contratistas que recurren al régimen de «EOR» en toda China continental, se observan una y otra vez los mismos errores. La tabla que figura a continuación recoge los patrones que observamos con mayor frecuencia, su causa subyacente y la solución práctica.
| Error | Por qué ocurre | Solución práctica |
| Aplicación de una tarifa única a nivel nacional para la Seguridad Social | La sede central da por hecho que China es un país centralizado; los equipos financieros copian los tipos de interés de una sucursal a otra. | Mantener una tabla de tarifas por ciudad que se actualice cada enero y julio, cuando las oficinas locales reajusten las tarifas base. |
| Clasificación errónea de los empleados extranjeros como contratados locales | Desconocimiento de las normas específicas del IIT y de los requisitos de residencia para los titulares de pasaportes no chinos. | Comprueba la residencia durante el proceso de incorporación y vuelve a hacerlo cada mes de enero; trata por separado a los trabajadores destinados en el extranjero con igualación fiscal. |
| Pagar a los contratistas como si fueran empleados (o al revés) | Presión para incorporarse rápidamente; la sede central aplica un modelo de trabajo autónomo que no existe en la legislación laboral de la República Popular China. | Recurre a una empresa de gestión de personal que cumpla con la normativa o a un socio especializado en la gestión de contratistas que cuente con las licencias pertinentes. |
| Registro tardío o incorrecto en el HPF | La HPF se considera opcional porque se gestiona de forma independiente de la Seguridad Social. | Inscribir a HPF al mismo tiempo que se contrata la seguridad social para cada nueva entidad y cada nuevo empleado. |
| Considerar las primas y las participaciones como parte del salario ordinario | El régimen fiscal preferencial aplicable a las primas anuales se malinterpreta o se aplica de forma incorrecta. | Realice simulaciones de ambos métodos de cálculo (por separado y combinado) antes del pago y deje constancia de la elección. |
| No se ha realizado la conciliación anual del IIT | La sede central en el extranjero da por hecho que la retención mensual es definitiva, al igual que ocurre en muchas jurisdicciones occidentales. | Incluye el periodo de conciliación de marzo a junio en tu calendario anual de cumplimiento normativo. |
Las irregularidades en el cumplimiento de la normativa laboral en China rara vez se manifiestan de forma aislada. Un solo empleado clasificado erróneamente puede desencadenar una inspección fiscal, lo que a su vez pone de manifiesto un pago insuficiente de las cotizaciones a la Seguridad Social, lo que a su vez da lugar a una investigación por parte de la oficina de empleo. Los riesgos se acumulan rápidamente.
En el caso de una empresa típica con inversión extranjera que cuente con veinte empleados repartidos en dos ciudades, solemos observar una exposición total que oscila entre los 800.000 y los 2,5 millones de CNY cuando se detectan errores históricos en las nóminas en China durante una revisión de los precios de transferencia o un proceso de diligencia debida en el marco de una fusión o adquisición.
Incluso los empresarios con más experiencia tropiezan con las particularidades regionales. Algunos de los errores más comunes que cometen los empresarios en China son de carácter puramente geográfico:
Si aún estás analizando el marco normativo antes de contratar personal, nuestra guía sobre la nómina en China explica detalladamente, ciudad por ciudad, el marco de cotizaciones, las normas de residencia y los plazos de incorporación; léela antes de definir la estructura de tu entidad.
La mayoría de las empresas extranjeras pueden reducir drásticamente su exposición al riesgo en un solo ciclo de nómina reforzando cinco procesos:
Crear un departamento interno de nóminas que cumpla con la normativa en China suele llevar entre seis y doce meses y requiere especialistas bilingües que son difíciles de contratar. Para la mayoría de las empresas extranjeras —especialmente aquellas con menos de cincuenta empleados en el país o las que aún están tanteando el mercado—, recurrir a un «Employer of Record» (EOR) o a un socio especializado en la gestión de nóminas resulta considerablemente más seguro.
Una empresa de contratación de personal (EOR) de confianza puede incorporar a un nuevo empleado en un plazo de tres a cinco días laborables, frente a las seis a doce semanas que lleva constituir una entidad directamente, y se hará cargo de las responsabilidades legales del empleador en materia de retención del IIT, la Seguridad Social, el HPF y el cumplimiento de la legislación laboral. Un proveedor de gestión de nóminas es una opción más ligera una vez que ya se dispone de una entidad propia pero se desea externalizar el ciclo mensual, con índices de precisión en la gestión de nóminas superiores al 99,5 % e informes listos para auditoría.
Access Financial ofrece apoyo a sus clientes con ambos modelos, combinando la cobertura EOR en China continental, la gestión de contratistas para proyectos a corto plazo y la asistencia en materia de inmigración para los empleados destinados en el extranjero que necesiten permisos de trabajo y de residencia, todo ello en paralelo a la gestión de nóminas.
Los errores que suelen cometer las empresas extranjeras en China en materia de nóminas se pueden clasificar en un pequeño conjunto de patrones recurrentes: aplicar una única tasa nacional de la Seguridad Social en lugar de las tasas específicas de cada ciudad; clasificar erróneamente a los empleados extranjeros; pagar a los contratistas como si fueran autónomos según el modelo occidental; omitir el registro en el Fondo de Previsión de la Vivienda; gestionar incorrectamente el método de tributación de la bonificación anual; y olvidarse de la liquidación trimestral del IIT. Cada uno de estos errores puede subsanarse mediante una revisión estructurada de las nóminas a nivel de ciudad.
El funcionamiento de la gestión de nóminas en China puede resumirse en cinco pasos mensuales: calcular el salario bruto y las prestaciones, retener el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) mediante la retención acumulativa para los residentes, aplicar las cotizaciones a la Seguridad Social local y al Fondo de Previsión de la Vivienda (HPF) sobre la base correcta, emitir una nómina conforme a la normativa y abonar el salario neto, y, por último, presentar las declaraciones del IRPF y de la Seguridad Social ante las oficinas municipales correspondientes antes de la fecha límite. Una conciliación anual del IRPF cierra el ciclo cada primavera.
Los riesgos relacionados con las nóminas en China se reducen a cuatro ámbitos: la exposición fiscal (pagos atrasados del IIT y recargos diarios del 0,05 %), las cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social y las aportaciones complementarias al Fondo de Previsión de la Vivienda (HPF), incluida la parte a cargo del empleado; las multas administrativas de hasta tres veces el importe impagado; y el daño a la reputación ante las autoridades fiscales y laborales locales, lo que afecta a futuras declaraciones, renovaciones de visados y pagos al extranjero. Para una empresa extranjera de tamaño medio, la exposición total puede alcanzar varios millones de yuanes.