El proceso de inmigración laboral es el conjunto estructurado de trámites legales, administrativos y de recursos humanos que sigue una empresa para traer legalmente a un trabajador extranjero a un país de acogida. Para las empresas que se expanden a nivel internacional, hacerlo correctamente protege al empleado, a la empresa y el calendario del proyecto; hacerlo mal conlleva la denegación de visados, el retraso en las fechas de incorporación y el riesgo de ser objeto de una auditoría. Esta guía explica en qué consiste el proceso, cuánto tiempo suele durar, los documentos que deben preparar las empresas y los errores más comunes que hay que evitar a la hora de trasladar talento a otros países.
La inmigración empresarial es el término genérico que engloba cualquier desplazamiento transfronterizo de personal que un empleador patrocine o facilite: asignaciones a corto plazo, traslados dentro de la misma empresa, contrataciones de trabajadores cualificados y altos directivos que se trasladan con sus familias. A diferencia de la migración personal, la inmigración empresarial se sitúa en la intersección entre la legislación en materia de inmigración, la legislación laboral, la gestión de nóminas y la fiscalidad. Una sola contratación suele generar obligaciones en tres jurisdicciones a la vez: el país de origen del empleado, el país de acogida y cualquier tercer país en el que esté constituida la empresa.
Por lo tanto, el proceso de obtención de visados de trabajo para las empresas rara vez consiste en una única solicitud. Se trata de una secuencia de pasos: confirmar el derecho a contratar, obtener la licencia de patrocinio (cuando sea necesario), presentar la solicitud de visado, dar de alta al empleado ante las autoridades locales, gestionar la nómina de acuerdo con la normativa y realizar el seguimiento del visado hasta su renovación o salida del país. Cada paso tiene sus propios requisitos de documentación y plazos legales, por lo que el proceso de inmigración de los empleados suele ser responsabilidad conjunta de los departamentos de Recursos Humanos y Jurídico, así como de un socio externo especializado en cumplimiento normativo.
La mayoría de las jurisdicciones siguen una secuencia reconocible, aunque los términos utilizados puedan variar. Planificar el proceso de contratación según estas fases desde el principio ayuda a las empresas a calcular el tiempo necesario, establecer las expectativas de los candidatos y evitar idas y venidas con las autoridades.
Las deficiencias en la documentación son la principal causa de que se denieguen o se retrasen los expedientes. Las autoridades esperan un expediente completo y coherente en su conjunto: el salario que figura en la carta de oferta debe coincidir con el de la nómina, el cargo debe coincidir con el del certificado de patrocinio y las fechas deben coincidir en todos los registros de RR. HH. La tabla siguiente resume los documentos que solicitan la mayoría de las jurisdicciones y qué parte de la relación es responsable de cada uno de ellos.
| Documento | Facilitado por | Por qué es importante |
| Licencia de patrocinio / registro de empresa | Empleador | Es un requisito previo para poder presentar cualquier solicitud de visado en países que cuenten con un régimen de patrocinadores. |
| Carta de oferta y contrato de trabajo firmados | Empleador | Debe figurar el salario, el código del puesto, las horas y la fecha de inicio, que deben coincidir con los datos de la solicitud de visado. |
| Certificado de patrocinio o resultado de la evaluación del mercado laboral | Empleador | Pruebas de que el puesto cumple los requisitos mínimos en cuanto a cualificación y salario. |
| Pasaporte, títulos académicos, currículum vitae | Empleado | Se comprueban la identidad, la formación y la experiencia en relación con el perfil del puesto. |
| Certificados policiales y reconocimientos médicos | Empleado | Es obligatorio en muchos países de acogida y tiene plazos de validez estrictos (a menudo de 6 meses). |
| Justificante de fondos / alojamiento | Empleado o empresario | Es obligatorio para las primeras inscripciones; en los casos patrocinados por la empresa, la responsabilidad suele recaer en esta. |
| Justificantes de alta fiscal y en la Seguridad Social | Empleador | Es necesario antes de la primera gestión de nóminas y durante las auditorías de cumplimiento. |
Los plazos son el ámbito en el que los patrocinadores corporativos suelen tener más problemas de comunicación con los responsables de contratación. Un trámite de visado «rápido» rara vez dura menos de tres semanas, una vez que se tienen en cuenta los documentos, los datos biométricos y las comprobaciones del derecho a trabajar, y muchos trámites que sobre el papel parecen durar 8 semanas se alargan en la práctica hasta las 12-14 semanas. A modo de referencia práctica, hay que prever los siguientes plazos:
En el caso de los puestos que no pueden esperar, muchas empresas resuelven el problema de la fecha de inicio contratando al trabajador a través de una empresa de gestión de personal mientras se tramita el visado completo, un modelo que permite que el proyecto comience en un plazo de 3 a 5 días laborables, mientras que el proceso de inmigración propiamente dicho para los empleados se lleva a cabo en paralelo.
No hay dos jurisdicciones que gestionen la inmigración laboral de la misma manera. Una contratación que resulta sencilla en un país puede verse bloqueada en otro debido a cuotas, un salario mínimo o normas de reconocimiento de titulaciones. A continuación, se indican algunos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de planificar:
El Reino Unido, Alemania, los Países Bajos, Singapur y el CCG han elevado los umbrales salariales mínimos para los trabajadores patrocinados en los últimos ciclos. Es posible que una oferta firmada hace seis meses ya no supere el umbral mínimo; comprueba siempre el umbral en la fase de oferta.
Las profesiones reguladas —ingeniería, contabilidad, asistencia sanitaria, derecho— suelen exigir un reconocimiento oficial antes de que se pueda expedir un visado. Prevé entre 4 y 8 semanas en el plazo y tramita el expediente de reconocimiento antes que el de visado.
Los derechos laborales del cónyuge, la matriculación escolar y las normas de reagrupación familiar varían considerablemente. En el caso de la contratación de personal sénior, los familiares a cargo suelen ser el factor decisivo para que el traslado sea un éxito, por lo que conviene informar a los candidatos con sinceridad y desde el principio.
Las empresas que contratan personal en varias jurisdicciones rara vez gestionan internamente todo el proceso de inmigración laboral de principio a fin. La complejidad jurídica, las barreras lingüísticas y la logística documental hacen que recurrir a un socio especializado sea la opción más práctica por defecto, especialmente en el caso de las primeras contrataciones en un país desconocido, de los programas de gran volumen o de cualquier situación en la que el tiempo sea un factor crítico. Un buen socio gestiona el expediente de inmigración, el contrato de trabajo, la nómina y el cumplimiento normativo continuo bajo un único punto de responsabilidad, de modo que el departamento de RR. HH. no tenga que coordinar a tres o cuatro proveedores por cada contratación.
Access Financial presta apoyo a empresas internacionales en más de 90 países con servicios integrales de inmigración corporativa, que abarcan la evaluación de requisitos, la tramitación del patrocinio, la solicitud de visados, la reubicación familiar y el cumplimiento normativo continuo. Ponte en contacto con nuestro equipo si estás valorando la contratación de un candidato y deseas conocer un plazo realista antes de hacer la oferta.
¿En qué consiste el proceso de inmigración laboral? Se trata del procedimiento legal y administrativo que siguen las empresas para contratar legalmente a un ciudadano extranjero en un país de acogida. El proceso suele incluir la evaluación de los requisitos, el registro del patrocinador (la empresa) cuando sea necesario, la solicitud del visado, los trámites de cumplimiento previos a la llegada —como la inscripción en el registro fiscal y en la Seguridad Social—, la verificación del derecho a trabajar desde el primer día y el seguimiento continuo del visado hasta su renovación o salida del país.
La duración del proceso de inmigración de los empleados depende en gran medida de la vía y del país, pero la mayoría de los casos corporativos tardan entre 4 y 12 semanas desde que se inicia el trámite hasta la fecha de incorporación. Los traslados dentro de la empresa en la UE y la vía de «trabajador cualificado» del Reino Unido pueden completarse en un plazo de 4 a 8 semanas si ya se dispone de una licencia de patrocinador. Los sistemas de EE. UU., Suiza y los basados en cuotas tardan entre 6 semanas y 6 meses. Hay que añadir entre 8 y 12 semanas si la empresa tiene que registrarse primero como patrocinadora.
Los documentos que necesitan las empresas varían según la jurisdicción, pero el expediente básico es siempre el mismo. Los empleadores deben presentar la licencia de patrocinio o el certificado de registro, una carta de oferta y un contrato que cumplan con la normativa, el certificado de patrocinio o el informe sobre el mercado laboral, así como la prueba de alta en el impuesto y la Seguridad Social. Los empleados deben aportar el pasaporte, los títulos académicos, el currículum vítae, los certificados de antecedentes penales y los reconocimientos médicos. Todos los documentos deben coincidir en cuanto al salario, el cargo y las fechas para evitar que se rechace la solicitud.