Zatrudnianie pracowników w Europie przez firmę z USA oznacza konieczność odejścia od amerykańskich praktyk: nie ma tu zasady „zatrudnienia według własnego uznania”, koszty społeczne ponoszone przez pracodawcę są znacznie wyższe, a do zgodnego z przepisami zatrudnienia zazwyczaj potrzebny jest albo lokalny podmiot, albo pracodawca rejestrujący (EOR). Niniejszy przewodnik obejmuje Włochy, Szwajcarię, Niemcy, Francję i Holandię — przedstawia modele, rzeczywiste koszty oraz kwestie, które pracodawcy z USA najczęściej pomijają.
Ponieważ europejskie prawo pracy opiera się na ochronie, a nie na dowolnej elastyczności. Każdy z tych krajów wymaga pisemnej umowy, ustawowego okresu wypowiedzenia i odprawy, obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne płaconych przez pracodawcę oraz — zazwyczaj — lokalnego podmiotu lub pracodawcy formalnego, który pełni rolę prawnego pracodawcy. Wynagrodzenie brutto to jedynie kwota wyjściowa.
Amerykańskie firmy są przyzwyczajone do szybkiego zatrudniania pracowników, ustalania własnych warunków oraz rozwiązywania umów o pracę według własnego uznania. W Europie prawie żadna z tych zasad nie ma zastosowania. Umowy muszą być zgodne z lokalnym prawem, a w niektórych krajach – z branżowym układem zbiorowym. Rozwiązanie umowy o pracę wiąże się z okresami wypowiedzenia, udokumentowanymi podstawami oraz często odprawą. A za kwotą wynagrodzenia podstawowego kryje się druga kwota – koszty ponoszone przez pracodawcę – które mogą wynosić od kilkunastu procent do prawie połowy więcej w stosunku do kwoty brutto.
W zestawieniach płacowych dotyczących tych rynków to właśnie ta druga liczba najbardziej zaskakuje amerykańskie działy finansowe: ta sama pensja brutto może wiązać się z kosztami pracodawcy rzędu kilkunastu procent w Szwajcarii, a we Francji – ponad 40%. Należy zaplanować całkowity koszt zatrudnienia, zasady umowy oraz warunki rozwiązania umowy przed złożeniem oferty — a nie po jej złożeniu.
Firmy amerykańskie mają do wyboru cztery główne rozwiązania: założenie lokalnego podmiotu i samodzielne prowadzenie listy płac; skorzystanie z usług pracodawcy formalnego (EOR), który zatrudnia pracownika w imieniu firmy; zatrudnienie prawdziwie niezależnego wykonawcy; lub skorzystanie z modelu zgodnego z przepisami danego kraju, takiego jak „portage salarial” we Francji. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od liczby pracowników, tempa realizacji oraz tego, jakie ryzyko firma chce podjąć.
Wykorzystanie usług pracodawcy rejestrującego (EOR) to zazwyczaj najszybszy sposób na zatrudnienie jednej lub kilku osób: EOR jest prawnym pracodawcą w danym kraju, zajmuje się lokalną obsługą płacową i dba o zgodność z przepisami, dzięki czemu można zatrudnić pracowników w ciągu kilku dni bez konieczności zakładania spółki. Utworzenie własnego podmiotu ma sens dopiero wtedy, gdy rynek stanie się strategiczny, a liczba pracowników wzrośnie. Umowa z wykonawcą może sprawdzić się, gdy dana osoba jest rzeczywiście niezależna — należy jednak podchodzić do tego z ostrożnością, ponieważ błędna klasyfikacja podlega sankcjom. Niektóre kraje mają własne modele zgodne z przepisami: we Francji system „portage salarial” polega na zatrudnianiu niezależnego specjalisty za pośrednictwem firmy portage, natomiast w Niemczech i Holandii samozatrudnienie oraz lokalne struktury spółek z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają konkretnym profilom zawodowym.
Zasady są wspólne — brak zasady „at-will”, obowiązkowe składki pracodawcy, ustawowy okres wypowiedzenia — jednak szczegóły znacznie się różnią. We Włoszech obowiązują branżowe układy zbiorowe; we Francji koszty dodatkowe są najwyższe; w Niemczech istnieje silna ochrona przed zwolnieniem oraz rady zakładowe; Szwajcaria jest najbardziej elastyczna, ale podlega systemowi zezwoleń; w Holandii obowiązuje charakterystyczny dodatek urlopowy oraz przepisy podatkowe dotyczące ekspatriantów. Tabela zawiera podsumowanie tych informacji; poniższe sekcje zawierają bardziej szczegółowe omówienie.
Według Germany Trade & Invest udział pracodawcy w czterech ustawowych rodzajach ubezpieczeń wynosi około 21% wynagrodzenia brutto; jedynie ubezpieczenie od wypadków jest w całości pokrywane przez pracodawcę. Stawki podstawowe pozostają niezmienne w 2026 r., ale podwyższono pułapy składek: 8 450 euro miesięcznie w przypadku ubezpieczenia emerytalnego i od bezrobocia oraz 5 812,50 euro miesięcznie w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego i opieki długoterminowej, przy czym średnia dopłata do ubezpieczenia zdrowotnego wynosi do 2,9%. Ponieważ składki nie przekraczają tych pułapów, efektywny procentowy udział pracodawcy jest niższy w przypadku osób o wysokich dochodach.
Cechą charakterystyczną Włoch jest CCNL — krajowy układ zbiorowy dla poszczególnych sektorów — który określa minimalne wynagrodzenie, godziny pracy, urlopy i okresy wypowiedzenia, więc nie można po prostu ustalać własnych warunków. Składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez pracodawcę wynoszą około 33% wynagrodzenia brutto i są przekazywane do INPS, do tego dochodzi ubezpieczenie wypadkowe INAIL, a wszystko to przed uwzględnieniem zwyczajowej 13. (a często i 14.) pensji oraz odszkodowania z tytułu TFR. Zwolnienia z pracy są ściśle chronione, a zatrudnianie pracowników wymaga posiadania lokalnego podmiotu lub korzystania z usług EOR/partnera. Dla niezależnych specjalistów firma Access Financial oferuje rozwiązanie umożliwiające prowadzenie działalności na własny rachunek we Włoszech zgodnie z przepisami.
Szwajcaria nie należy do UE i spośród tych pięciu krajów ma najbardziej elastyczne prawo pracy — krótszy okres wypowiedzenia, brak ogólnej ustawowej odprawy — jednak wynagrodzenia są wysokie, a ubezpieczenia społeczne funkcjonują w ramach systemu filarowego (AHV/IV/EO, ubezpieczenie od bezrobocia, pracownicze ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenie wypadkowe). Koszty dodatkowe ponoszone przez pracodawcę są stosunkowo niskie i często wynoszą około 15%, w zależności od przedziału wiekowego pracowników objętych systemem emerytalnym. Co istotne, świadczenie usług leasingu personelu wymaga uzyskania zezwolenia od Państwowego Sekretariatu ds. Gospodarki (SECO). Firma Access Financial posiada zezwolenie SECO, jest członkiem stowarzyszenia swissstaffing i oferuje w Szwajcarii w pełni zgodne z przepisami rozwiązanie w zakresie zatrudnienia (employer of record ).
W Niemczech obowiązują silne zabezpieczenia przed zwolnieniem (Kündigungsschutz), rady zakładowe (Betriebsrat) oraz składki społeczne płacone przez pracodawcę w wysokości około 21% wynagrodzenia brutto, a także ubezpieczenie od wypadków, za które odpowiada wyłącznie pracodawca. Wynajem pracowników — podstawa prawna dla modelu EOR — wymaga posiadania licencji AÜG (Arbeitnehmerüberlassung). Firma Access Financial posiada licencję AÜG i oferuje w Niemczech zarówno rozwiązania w ramach modelu EOR, jak i samozatrudnienia, a także wsparcie w zakresie imigracji i relokacji; nasz przewodnik po Niemczech obejmuje ustawę o imigracji wykwalifikowanych pracowników oraz ścieżki uzyskania Niebieskiej Karty UE dla pracowników spoza UE.
Francja charakteryzuje się najbardziej skodyfikowanym prawem pracy i najwyższymi kosztami pozapłacowymi — składki socjalne płacone przez pracodawcę stanowią zazwyczaj 40–45% wynagrodzenia brutto, zgodnie z oficjalnym cennikiem CLEISS — a także 35-godzinnym tygodniem pracy, umowami CDI/CDD oraz radami pracowniczymi CSE. Nie ma tu zatrudnienia na zasadzie „at-will”. Dla niezależnych specjalistów zgodną z francuskim prawem opcją jest „portage salarial”, w ramach którego firma portage zatrudnia konsultanta. Access Financial oferuje we Francji usługę „portage salarial” oraz rozwiązanie w postaci spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (PSC); zapoznaj się z naszym przewodnikiem po Francji, aby dowiedzieć się, jak każde z tych rozwiązań się sprawdza.
W Holandii nie ma możliwości zwolnienia z dowolnej przyczyny (trzeba zwrócić się do UWV lub do sądu), istnieje ustawowa rekompensata przejściowa oraz charakterystyczny dodatek wakacyjny w wysokości 8% wynagrodzenia. Koszty socjalne ponoszone przez pracodawcę są umiarkowane i wynoszą około 20% lub więcej. Znana 30-procentowa ulga podatkowa dla ekspatów obowiązuje do 2026 r., ale od 1 stycznia 2027 r. zostanie obniżona do stałej stawki 27% i będzie ograniczona normą WNT. Nieprawidłowa klasyfikacja wykonawców jest egzekwowana zgodnie z przepisami DBA. Access Financial oferuje w Holandii rozwiązania w zakresie EOR, samozatrudnienia oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (PSC), a także usługi imigracyjne i relokacyjne; zapoznaj się z naszym przewodnikiem po Holandii.
Dopasuj model do liczby pracowników, tempa działania i poziomu ryzyka. W przypadku jednej lub kilku osób zatrudnionych rozwiązanie EOR (lub „portage” we Francji) jest zazwyczaj najszybsze i najbezpieczniejsze; w przypadku rozwijającego się, strategicznego zespołu lokalny podmiot uzasadnia swoje koszty ogólne; natomiast współpracownik na zlecenie sprawdza się wyłącznie w przypadku prawdziwie niezależnego pracownika. Niezależnie od tego, co wybierzesz, z góry uwzględnij w budżecie pełne koszty pracodawcy oraz zasady zakończenia współpracy.
Krótka lista kontrolna przed złożeniem oferty na rynku europejskim:
Jeśli zatrudniasz obywatela spoza UE lub przenosisz pracownika z USA, zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi zatrudnienia to dopiero połowa zadania — osoby te muszą również uzyskać odpowiednie zezwolenia na pracę i pobyt, co wymaga czasu i często wiąże się z limitami. Każdy kraj ma własny system imigracyjny, dlatego proces imigracyjny należy rozpocząć równolegle z formalnościami związanymi z zatrudnieniem, a nie po ich zakończeniu.
Włochy stosują system zezwoleń oparty na limitach (Decreto Flussi); Niemcy oferują niebieską kartę UE, ustawę o imigracji wykwalifikowanych pracowników oraz kartę „Opportunity Card”; Holandia prowadzi program dla wysoko wykwalifikowanych migrantów w połączeniu z rozporządzeniem podatkowym dotyczącym ekspatriantów. Firma Access Financial zapewnia wsparcie w zakresie imigracji i relokacji w Niemczech i Holandii, koordynując proces uzyskiwania zezwoleń, rejestracji oraz kwestii praktycznych związanych z przeprowadzką, tak aby nowy pracownik mógł faktycznie rozpocząć pracę na czas.
Od 2003 roku firma Access Financial wspiera przedsiębiorstwa w zatrudnianiu pracowników za granicą w ponad 60 krajach, a dla nas zawsze ważniejsi byli ludzie niż dążenie do całkowitej automatyzacji. Dla pracodawców z USA oznacza to jednego partnera i jeden portal obsługujący wszystkie te rynki, z odpowiednim modelem działania zgodnym z przepisami w każdym z nich — oraz wyznaczonych specjalistów, którzy przed podjęciem przez Państwa ostatecznej decyzji właściwie oszacują koszty i opracują strukturę zatrudnienia.
| Kraj | Możliwości zatrudnienia w AF | Licencja / członkostwo | Imigracja i przeprowadzka |
| Szwajcaria | Pracodawca formalny (EOR) | Licencja SECO; członek stowarzyszenia swissstaffing | — |
| Niemcy | EOR; samozatrudnienie | Licencja AÜG | ✓ |
| Francja | Usługi płacowe; Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (PSC) | — | |
| Holandia | EOR; samozatrudnienie; spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (PSC) | Certyfikat zgodności z normą NEN 4400-1 | ✓ |
| Włochy | Samozatrudnienie | — |
W całej grupie posiadamy uprawnienia wymagane na tych rynkach: licencję SECO oraz członkostwo w swissstaffing w Szwajcarii, licencję na wynajem pracowników zgodnie z niemiecką ustawą AÜG w Niemczech, holenderski certyfikat NEN 4400-1 oraz członkostwo w APSCo (Stowarzyszeniu Profesjonalnych Agencji Pośrednictwa Pracy). W praktyce oznacza to usługi EOR w Szwajcarii, Niemczech i Holandii; model „portage salarial” oraz opcję spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (PSC) we Francji; rozwiązania w zakresie samozatrudnienia w Niemczech, Holandii i we Włoszech; a także wsparcie w zakresie imigracji i relokacji w Niemczech i Holandii. Aby zaplanować zgodną z przepisami i w pełni skalkulowaną europejską rekrutację, skontaktuj się z naszym zespołem.
Tak. Amerykańska firma może zatrudniać pracowników w Europie bez posiadania lokalnego podmiotu, korzystając z usług pracodawcy rejestrowego (EOR), który staje się prawnym pracodawcą w danym kraju, zajmuje się lokalną obsługą płacową i dba o zgodność z przepisami. We Francji odpowiednikiem tego rozwiązania dla niezależnych specjalistów jest „portage salarial”. Założenie własnego podmiotu opłaca się dopiero wtedy, gdy wzrośnie liczba pracowników i wzmocni się zaangażowanie strategiczne.
Nie zawsze, ale zazwyczaj jest to najszybszy sposób na zatrudnienie pierwszego pracownika, zgodny z przepisami. Bez usługi EOR konieczne jest posiadanie lokalnego podmiotu, który będzie prawnym pracodawcą, co wymaga czasu i bieżącej obsługi administracyjnej. Usługa EOR pozwala zatrudnić pracownika w ciągu kilku dni. Access Financial oferuje usługę EOR w Szwajcarii, Niemczech i Holandii, a także usługę „portage salarial” we Francji.
To więcej, niż sugeruje wynagrodzenie brutto. Same koszty socjalne ponoszone przez pracodawcę wynoszą w Szwajcarii około 15%, w Niemczech około 21%, we Włoszech jedną trzecią, a we Francji 40–45% – nie uwzględniając świadczeń dodatkowych, trzynastej pensji ani rezerw na odprawy. Zawsze należy uwzględniać w budżecie całkowity koszt zatrudnienia i zweryfikować dokładną kwotę dla danego kraju za pomocą kalkulacji wynagrodzeń.
Tak, ale potrzebne są odpowiednie pozwolenia na pracę i pobyt, które różnią się w zależności od kraju i mogą podlegać limitom, więc warto zacząć załatwiać te sprawy z wyprzedzeniem. Firma Access Financial zapewnia wsparcie w zakresie imigracji i relokacji we Włoszech, Niemczech i Holandii, koordynując proces uzyskiwania pozwoleń oraz praktyczne aspekty przeprowadzki, a także zapewniając zatrudnienie zgodne z przepisami.